EDI Frequently Asked Questions (FAQ)

• Worauf kommt es in der elektronischen Geschäftsabwicklung an?
• Wie verändert das Internet den Geschäftsverkehr?
• Was verändert sich durchs Internet im B2B Bereich?
• Wie funktioniert EDI?
• Welche Standards werden verwendet?
• Was ist UN/EDIFACT?
• Über welche Netze wird EDI abgewickelt?
• Wird das Internet EDI verdrängen?
• Welche Möglichkeit der EDI-Abwicklung gibt es?
• Was sind die Vorteile von EDI?
• EDI bringt mittel- bis langfristig Vorteile. Kann man mit EDI auch kurzfristig erfolgreich sein?
• Kann EDI heute noch strategische Vorteile bringen, obwohl es bereits viele Unternehmen verwenden?
• In welchen Unternehmensbereichen wird EDI eingesetzt?
• Ist EDI sicher?
• Wie ist die Rechtssituation bei EDI?
• Wie lange dauert ein EDI-Projekt?
• Muss ich mit jedem EDI-Geschäftspartner einen Vertrag schließen?
• Was kostet EDI und wer trägt die Kosten?
• Wird durch EDI die Bindung zum Geschäftspartner nicht zu stark, so dass eine Abhängigkeit entsteht?

 

Worauf kommt es in der elektronischen Geschäftsabwicklung an?

Einfach erklärt darauf, dass alle Partner im Netzwerk die gleiche Sprache sprechen. Hier ist nicht gemeint, ob alle Deutsch oder Englisch können, sondern, dass die Daten gleich verstanden werden (Stückzahlen, Qualitätsmerkmale, Preis, Lieferbedingungen und so weiter). Sind diese Rahmenbedingungen einmal geklärt, ist die elektronische Kommunikation für die gesamte Geschäftsabwicklung von der Anbahnung bis zur Vereinbarung und zur tatsächlichen Abwicklung beziehungsweise Produktion geeignet. Natürlich macht es keinen Sinn, diese Vereinbarungen jedes Mal neu zu erfinden. Zahlreiche dieser so genannten Transaktionen sind bereits genormt. Hier gibt es Standards wie zum Beispiel EDIFACT, die mittlerweile auch über Internet verwendbar sind. Der zweite wesentliche Erfolgsfaktor ist, dass Sie Ihre internen Abläufe im Unternehmen an die elektronische Unterstützung des Geschäftes anpassen müssen. Andersherum spricht man von „Medienbrüchen“, wenn Sie Informationen auf Papier mit erheblichem Aufwand in elektronische Form bringen und diese dann wieder auf Papier ausdrucken. Durchlaufkosten können mittels einer veränderten Ablauforganisation maßgeblich gesenkt und die Geschäftsprozesse enorm beschleunigt werden. Nicht vergessen werden darf die Reorganisation der Logistik. Unternehmen aller Sektoren, die eine elektronische Geschäftsabwicklung überlegen, sind auf alle Fälle mit logistischen Herausforderungen konfrontiert. Einen Vorteil haben dabei die klassischen Versandhäuser, die bereits über operative Logistiksysteme verfügen. Die Kosten für die Bestellung, den Versand, die Buchung und die Zahlungsabwicklung können durch den Einsatz der neuen Medien wesentlich reduziert werden. Sinnvoll für die Abwicklung des E-Commerce via Internet erscheint ein Logistiksystem, das die elektronische Versandverfolgung vom Anbieter bis zum Endkonsumenten vorsieht. Schlüsselfaktoren sind zum Beispiel, dass der Kunde jederzeit seine Bestellung online verfolgen kann, dass die Ware dem Kunden ins Haus geliefert wird und die Zustellung auf jeden Fall im gesamten EU-Binnenmarkt möglich sein sollte. Für Ideen über neue Produkt- und Dienstleistungen, die im Netz angeboten werden können, gibt es genügend Spielraum.

Beispiele:

• Virtuelle Unternehmen, die nur für einen bestimmten Auftrag Arbeiten durchführen, den jeder dieser Partner für sich nicht erledigen könnte (z.B. ein technisches Büro aus Deutschland und ein Designer aus Japan, die sich unter Umständen niemals persönlich kennen lernen).
• Dienstleister, die für mehrere Firmen den Einkauf übernehmen (Einkaufsagenturen für Best-Price …).

Spricht man von der elektronischen Geschäftsabwicklung (E-Commerce), so darf man damit nicht nur die Anwendung des Internets verstehen. Es gibt andere Arten der Anwendung von elektronischen Medien zur Geschäftsabwicklung, die mehr Sicherheit bieten. Hier wären auf alle Fälle die VANs (Value Added Networks) zu erwähnen, die zwar kostenintensiver sind, jedoch mehr Sicherheit bieten.

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass die Anwendung des Internets eine Festigung der Kundenbindung bringen kann. Aus einem lokalen wird mit einem Mausklick ein globaler Marktplatz und die Beschleunigung der Geschäftsabwicklung führt zu einem Wettbewerbsvorteil sowie zu einer Kostenreduktion durch die Verringerung von Handelsstufen und die Verkürzung von Durchlaufzeiten. Besonders für Klein- und Mittelbetriebe besteht damit eine Chance, mit wenig Aufwand neue, gewinnbringende Dimensionen der Geschäftswelt kennen zu lernen. Fragen Sie uns an, die Thopas EDI-Spezialisten.

Wie verändert das Internet den Geschäftsverkehr?

Das Internet verändert auch die Beziehungen der Produktions- und Handelswelt völlig. Die Beschaffungsmärkte vergrößern sich in zeitlicher und räumlicher Hinsicht. Die Vorteile im globalen Netz sind ein größeres Angebot von Zulieferern (Anbietern) und fehlende Ladenschlusszeiten, da im Internet angebotene Produkte im Prinzip weltweit rund um die Uhr verfügbar und damit bestellbar sind. Was für Konsumenten interessant ist, können Sie als Unternehmen auch für sich selber nutzen. Im E-Commerce – dem elektronischen Geschäftsverkehr – werden nicht nur die Produkte Ihres Unternehmens eine Rolle spielen, sondern auch, wie Ihre Position im Netzwerk von Partnern, Zulieferern und Kunden ist. Der Einsatz von Internet-Technologie erlaubt Ihnen zum Beispiel durch die Zeit- und Kosteneinsparung in der Produktion Ihrer eigenen Produkte wettbewerbsfähiger zu werden. Im Bereich der Zulieferfirmen können Sie neue Partner finden oder mit Ihren bestehenden einfacher kommunizieren. Einige Hersteller bieten bereits jetzt ihre Warenangebote in Warenkatalogen mit sämtlichen Artikeldaten online auf dem globalen Markt an. Die örtliche Lage der Zulieferer ist im Wesentlichen eine Frage der Logistik. Die Thopas EDI-Spezialisten unterstützen Sie gerne dabei, an den neuesten technischen Entwicklungen teilzuhaben.

Was verändert sich durchs Internet im B2B Bereich?

Kaufen und Verkaufen hat sehr viel mit dem Austausch von Informationen zu tun. Informationen über Preise, Produktspezifikationen, Verfügbarkeit, Werbung, Bestellung, Zahlungsverkehr, Konditionen, Verbuchung etc. bilden letztlich die Essenz des täglichen Wirtschaftslebens. Genau dieser Austausch von Informationen wird durch das Internet enorm erleichtert – wenn diese Informationen in elektronischer Form erfassbar sind. Deshalb eignen sich hochgradig standardisierte Produkte und Leistungen, die keiner besonderen Betreuung bei Kauf und Nutzung bedürfen, schon heute für den Vertrieb und die Beschaffung über das Internet.

Alle Voraussagen über den elektronischen Geschäftsverkehr gehen heute davon aus, dass ca. achtzig Prozent des künftig elektronisch abgewickelten Geschäfts zwischen Unternehmen stattfinden wird (Business-to-Business, B2B); nicht nur im Verkauf, sondern vor allem in der Logistik, in der Beschaffung, aber auch in Entwicklung und Design. Der elektronische Zahlungsverkehr mittels Telebanking (Direkteinwahl in den Bankrechner) oder Online-Banking (Internetzugang zum Bankkonto) ist heute schon weit verbreitet und erhöht die Dispositionsmöglichkeiten eines Unternehmens.

E-Commerce zwischen Unternehmen findet meist auf einer anderen Basis als der Verkauf zum Endverbraucher statt, weil in der Regel eine aufrechte Geschäftsverbindung besteht, die über das Internet abgewickelt und weitergeführt wird. Die Vorteile des Internets in der operativen Abwicklung (rasche, kostengünstige und zuverlässige Kommunikation, schneller Abruf und Direktimport von Daten) stehen im Vordergrund. Der Zugang zu Neukunden durch Präsenz im World Wide Web ist häufig sekundär.

Auf der Basis einer bestehenden Geschäftsbeziehung wird häufig ein durch Benutzername und Passwort geschützter Zugang zu sensiblen Daten (etwa Lagermenge, Verfügbarkeit von Produkten, Preisstaffeln) über das offene Internet gewährt. In diesem Fall hängt es sehr vom Verhältnis zwischen dem Kunden und Lieferanten ab, welche Informationen zugänglich gemacht werden – beziehungsweise wer die elektronische Abwicklung über Internet zur Bedingung für die Geschäftsbeziehung macht.

Beispiel 1:

Die elektronische Verbindung zum Hersteller in der Automobilzulieferindustrie hat enorm an Bedeutung gewonnen – nicht nur, um die vom Käufer gewünschte Ausstattung elektronisch in die Produktionsplanung einfließen zu lassen, sondern auch zur Abwicklung der Just-in-time Lieferung und zum Austausch von Konstruktionsdaten in der Produktentwicklung. In einigen Produktionsbereichen erfolgt auch ein elektronischer Austausch von Daten der Qualitätskontrolle. Mitunter verwischen dabei die Grenzen zwischen Kunden und Lieferanten. Die Zuliefererindustrie folgt in der Regel den Anforderungen des Herstellers.

Beispiel 2:

Die Vernetzung über Internet zwischen Herstellern und Händlern mit großen Einzelhandelsketten erlaubt eine elektronische Disposition von der Filialkasse bis durch zum Lager des Lieferanten. Wer gelistet sein will, muss auch eine passende elektronische Verbindung eingehen.

Die Vorteile sind klar: Je kürzer Transportzeiten und je geringer die Lagerhaltung, umso geringer ist das gebundene Kapital. Im Produktionsbereich ist die raschere Umsetzung vom Entwurf bis zur Markteinführung durch verbesserte Kommunikation (Arbeitsteilung, raschere Entscheidungen etc.) oft ein entscheidendes Plus im Wettbewerb.

Dass man dabei im Gegensatz zu früher heute das Internet nutzt, hat die Kosten einer elektronischen Verbindung erheblich reduziert. So wird der Zugang auf das Internetangebot des Geschäftspartners auch zu einem Faktor bezüglich der Kundenbindung, weil Investitionen getätigt, Zugangsberechtigungen erworben oder ausgegeben, Informationsflüsse im und zwischen Unternehmen so reorganisiert wurden, dass maximaler Nutzen erzielt werden kann.

Schließlich ist das Internet ideal für die Produktunterstützung, da etwa technische Dokumentationen oder die Verfügbarkeit von Ersatzteilen ohne große Kosten aktuell und für alle Interessenten bereitgehalten werden können. In der Luftfahrtindustrie wird das Internet dazu intensiv genutzt.

Da beim Verkauf beziehungsweise bei der Beschaffung eines Produkts oder einer Leistung über das Internet üblicherweise mehrere Unternehmen beteiligt sind (z.B. Hersteller, Verkäufer, Logistikunternehmen für Transport und Auslieferung, Finanzdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Servicebetrieb für die Wartung vor Ort), wird Internet auch zur Abwicklung des internen Informationsflusses und der Verrechnung von Leistungen zwischen Unternehmen genutzt. Beispiel Buchbestellung: Kundenwerbung und Bestellung bei der Website des Buchhändlers, Anweisung zur Auslieferung des bestellten Buchs an den Verlag, Bestellung und Verrechnung der Speditionsleistung, Inkasso über Kreditkartenorganisation.

Bei der Nutzung des Internets im Geschäft zwischen Unternehmen spielen technische Sicherheit und Zuverlässigkeit eine große Rolle, weshalb für den Schutz vor unbefugtem Zugang zu Daten (Zugangskontrolle und Firewalls) und die technische Absicherung (Virenschutz, Datensicherung) ausreichend vorgesorgt werden muss.

Wo diese Schritte realisiert wurden, bedurfte es in der Regel einer geplanten und umfassenden Ausrichtung der Geschäftsabläufe, derart, dass hinter der Abwicklung im Internet auch die passende Informationstechnologie steckt. Ohne Profis ist dieser Schritt nicht zu bewältigen.

In diesem Zusammenhang wird auch klar, dass die Marktposition eines Unternehmens unter Umständen sehr von Informationen über Kunden, Vertriebswege, Produktions- und Lagerdaten und der Leistungsfähigkeit der elektronischen Vernetzung abhängt. Gerade deshalb wird meist gut überlegt, welche Informationen den Geschäftspartnern und Kunden zur Verfügung gestellt werden, um einerseits die Chancen der Internet-Technologie voll zu nutzen und andererseits die Kerninformationen, auf denen die Wettbewerbsfähigkeit beruht, nicht unnötig preiszugeben. Wollen Sie mehr wissen? Sprechen Sie mit uns, den Thopas EDI-Spezialisten!

Wie funktioniert EDI?

„EDI“, die englischsprachige Abkürzung für Electronic Data Interchange, hat sich als Begriff international – auch in anderen Sprachen – durchgesetzt. EDI ist aus den zwischenmenschlichen Beziehungen nicht mehr wegzudenken. Ähnlich wie die Erfindung der Buchdruckerkunst hat die Entwicklung von EDI revolutionäre Auswirkungen auf diese Beziehungen in so gut wie allen Lebensbereichen.

EDI (zu Deutsch: elektronischer Datenaustausch) beinhaltet die elektronische Übertragung und die elektronische Verarbeitung von strukturierten Geschäftsnachrichten zwischen Geschäftspartnern.

Abbildung 1: Electronic Data Interchange
Die wichtigsten Charakteristika sind:

• Elektronische Geschäftsnachrichten (EDI-Nachrichten) sind zwischen den Geschäftspartnern vereinbarte EDV-verarbeitbare Satzformate, die Geschäftsnachrichten und Geschäftsabläufe abdecken (Bestellung, Transportauftrag, Zahlungsanweisung, Zollerklärung, Arztbericht, Umsatzsteuermeldung, Krankenhausabrechnung).
• EDI-Nachrichten bilden die gemeinsame Basis für den elektronischen Austausch, da die in den EDV-Anlagen hinterlegten Datenstrukturen (z.B. Datenbanken) der Geschäftspartner nicht kompatibel sind.
• EDI findet zwischen Computer-Anwendungsprogrammen ohne manuellen Eingriff statt (bei Routinefällen).
  Beispiel: Das Anwendungsprogramm für die Bestellabwicklung der Firma A kommuniziert über eine elektronische Kommunikationseinrichtung (Netzwerk) direkt mit dem Anwendungsprogramm für die Auftragsabwicklung des Unternehmens B.
• EDI ersetzt — zumindest teilweise — den vorhandenen, auf Papier basierenden Austausch von Geschäftsnachrichten.
• EDI-Anwendungen sind unabhängig von der Art, Größe, Mächtigkeit und Umfang der verwendeten Hardware (PC, Mainframe), der Anwendungssoftware und den Telekommunikationseinrichtungen (Telefonleitung, Netzwerke).

Der Siegeszug des Computers in der zweiten Hälfte des zwanzigsten Jahrhunderts durch alle Staaten der Erde, egal welcher Entwicklungsstufe, wirkt sich auf die Kommunikationsstrukturen zwischen Menschen dramatisch verändernd aus. Papierdokumente, Belege, Formulare, ja selbst so manche Broschüren und Bücher werden auf einen Schlag entbehrlich, ja überflüssig. Jede Sprache, jede Schrift ist eigentlich eine Art Konvention zwischen Personengruppen, mit Spielregeln (Schriftzeichen, Formenlehre, Syntax etc.) für den Austausch von Informationen. Was sich nun abzeichnet ist eine Loslösung des zwischenmenschlichen Informations-Austauschs vom geschriebenen Wort und vom transportablen Datenträger. Mehr wissen: Thopas EDI-Spezialisten.

 

Historische Entwicklung

Zunächst wurden die im Einsatz befindlichen beleggebundenen Kategorien der internationalen Geschäftskorrespondenz (z.B. Handelsrechnung) weltweit

• aufgelistet (list of international trade documents, Dok. UN/ECE/TRADE/WP.4/R.1001), sodann
• analysiert (Ergebnisse: UN Layoutkey for Trade Documents, kurz UNLK, UN/ECE Recommendation später gefolgt vom UN/EDIFACT Trade Data Interchange Directory TDED) und schließlich
• digitalisiert (Anfänge von EDI, damals noch unter dem Namen „Guidelines for International Trade Data Interchange“, GTDI, dem Vorläufer von UN/EDIFACT).

Diese Aktivitäten zielten darauf ab, einen Kompromiss zu finden zwischen seit Jahrzehnten, teilweise seit Jahrhunderten in Handelsbrauch und Rechtsvorschriften festgelegten Formregeln für den Ablauf von Geschäften (kaufmännischer Schriftverkehr im weitesten Sinn) sowie von Verwaltungsakten und der Vision einer durch Tradition und Gesetzgebung weniger bestimmten neuen Form der logistisch optimierten Kommunikation in Wirtschaft und Verwaltung – ohne künftig auf die Schriftform angewiesen zu sein.

 

Praktische Auswirkungen von EDI

An die Stelle der Schriftform tritt die elektronische Kommunikation. Schreibmaschinen haben ausgedient. Tonnenschwere Stöße von Drucksorten gehören der Vergangenheit an. Netze von Telefon- und Datenleitungen überziehen längst Städte, Regionen, Staaten und Kontinente, ja fast den gesamten Globus. In Analogie zur Infrastruktur des Straßenverkehrs spricht man von „Data Highways“, also weltumspannenden Leitungsnetzen – ähnlich den Autobahn-Netzen – für den Informationsverkehr. Diese Netze stellen die neue Infrastruktur dar, über die Informationen „gejagt“ werden.

EDI für sich allein kann kein Selbstzweck sein, sondern muß als ein wertvolles „Tool“ der Rationalisierung gesehen werden. Der wesentliche Vorteil des Einsatzes von EDI in einem Unternehmen oder in einer Verwaltungseinheit liegt nämlich im organisatorischen Bereich. Man kann von der Faustregel eines Verhältnisses von 20 zu 80 ausgehen (20 % Technik, 80% Organisation). Für eine kosteneffiziente und damit erst sinnvolle Einführung des EDI-Mediums sind die Abläufe (Work Flow, Information Flow)

• innerhalb des Betriebes bzw. der Dienststelle
• sowie die Abläufe in den externen Beziehungen zu Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleistern wie Spediteuren, Banken), zu Ämtern, Verbänden bzw. zu „Parteien“ (Steuerzahler, Verzoller, Antragsteller etc.)

zu reorganisieren („Re-engineering“). Unter den klassischen EDI- Gesichtspunkten der Einmalerfassung von Daten, der Weiterbearbeitung von Texten, der sekundenschnellen Verfügbarkeit von Daten und Datenbeständen ergeben sich ungeahnte Möglichkeiten der logistischen Optimierung. Dabei gilt es, gemeinsam mit allen Betroffenen jeweils zunächst den Ist-Zustand dieser Abläufe darzustellen und sodann dank EDI optimierte Szenarien zu entwickeln, die faktisch zwingend beträchtliche Einsparungen von Arbeitsgängen, Personalkapazitäten und insbesondere auch von Zeit aufweisen. Vor allem in diesen Einsparungen liegt das hauptsächliche Rationalisierungspotential des EDI-Einsatzes. Anderseits erfordert EDI mehr Disziplin, Genauigkeit, Pünktlichkeit und sorgfältige Dokumentation (z.B. frühe Archivierung etc.). Daraus ergibt sich meist die Notwendigkeit personeller Umschichtungen – weg von primitiven Routinearbeiten, hin zu höherwertigen Einsatzbereichen für Personal mit mehr Sachkenntnissen und entsprechend höherem beruflichem Ausbildungsgrad.

Fast immer ergibt sich auch ein gewisser „Ausmistungseffekt“, d.h. Zusammenlegung oder ersatzlose Streichung von jahre- und jahrzehntelang mitgeschleppten Arbeitsvorgängen, Kontrollmechanismen, Formularen oder zumindest Formular-Datenfeldern, deren ursprünglicher Sinn längst weggefallen ist. In der Verwaltung können diese Re-engineering-Prozesse aus Anlass der EDI-Einführung zu einer dramatischen Entbürokratisierung führen.

EDI ist eine Technologie, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu reduzieren und die Mehrfacherfassung von Daten zu vermeiden. Alle modernen Logistikkonzepte von Just-in-Time (JIT), über Continuous Replenishment (CR) hin zu Efficient Consumer Response (ECR) benötigen EDI, um die notwendigen Informationen schnell, korrekt und kostengünstig zu transportieren und weiterzuverarbeiten. Deshalb lohnt sich die Zusammenarbeit mit den Thopas EDI-Spezialisten.

 

Beispiel zur Anwendung von EDI

Die beiden folgenden Darstellungen über die Abwicklung von Geschäftsvorfällen (Abbildungen 2 und 3) sollen die Datenflüsse und die damit verbundenen Tätigkeiten bei traditioneller (papierorientierter) Geschäftsabwicklung im Gegensatz zu Transaktionen, welche mit Hilfe von EDI durchgeführt werden, veranschaulichen. Die involvierten Parteien sind: Unternehmen A (Verkäufer), Unternehmen B (Käufer) und eine Bank, bei der beide Unternehmen ein Geschäftskonto unterhalten.

Abbildung 2: Ein traditioneller Geschäftsvorfall (Quelle: ZVEI, Seite 13)
Warum sollten Sie, wenn Sie beispielsweise Waren bestellen oder Rechnungen versenden, die dafür notwendigen Informationen nicht direkt von Ihrem Computer zum Computer Ihrer Kunden, Lieferanten, Banken und anderer Geschäftspartner transferieren?

Mit Hilfe von EDI müssen die Dokumente nicht mehr ausgedruckt und vom Geschäftspartner wieder in den Computer eingegeben werden. Die Nachrichten werden elektronisch weitergegeben und können vom Geschäftspartner ohne manuelles Eingreifen weiterverarbeitet werden. Dadurch erübrigt es sich, Geschäftsdokumente zu erstellen, auf Formulare auszudrucken und diese dann per Post oder Fax dem Geschäftspartner zu übermitteln.

Abbildung 3: Ein Geschäftsvorfall mit EDI Abwicklung
Obwohl dieses Konzept sehr einfach erscheinen mag, ist die EDI-Anwendung in der Praxis etwas komplizierter. Verschiedene Geschäftsvorgänge haben unterschiedliche Bedürfnisse und erfordern entsprechende Vorgehensweisen, Computersysteme und Software. Um EDI einzusetzen, müssen Probleme – wie die Integration in unternehmensinterne Anwendungen und die Frage der Vernetzung der Daten zwischen den Partnern – angesprochen werden. Nur die Einhaltung von Formaten und Standards ermöglicht einen reibungslosen und korrekten Austausch der Daten.

Diese Regeln (Standards) legen fest, wie Daten strukturiert oder formatiert sein müssen, wie Informationen gesandt und abgerufen werden und wie eine vollständige Protokollierung (Audit Trail) durchgeführt wird. Manchmal werden diese Regeln und Standards von einem großen Kunden vorgegeben (bilaterale Vereinbarungen, multilaterale Standards/Industriestandards, wie z.B. Datanorm, Liefernorm). Die in solchen „Insellösungen“ festgelegten Regeln und Vereinbarungen (Standards) können nur von einer Branche genutzt werden und daher ist eine branchenübergreifende Kommunikation nicht möglich.

Die Idee des vollständigen elektronischen Datenaustauschs umschließt alle externen Kommunikationsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten, Banken, Spediteuren, Versicherungen, dem Zoll, den Statistischen Ämtern, den Krankenkassen sowie den verschiedenen Organisationen und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung. Dabei ist EDI dann mit den größten Vorteilen verbunden, wenn mit möglichst vielen dieser Partner elektronisch Daten ausgetauscht werden.

Müssen von den einzelnen Geschäfts-/Kommunikationspartnern nur noch einige wenige Daten einer elektronischen Geschäftsnachricht hinzugefügt werden, damit diese Transaktion bei den unterschiedlichen Partnern weiterverarbeitet werden kann (d.h. die Daten wurden bereits von einem anderen, vorgelagerten Partner erfasst oder automatisch durch dessen Computeranwendung in die Nachricht eingefügt), dann liegt eine sogenannte EDI-Kette vor. In diesem Fall wird der EDI-Einsatz am effizientesten und die Rationalisierungspotentiale können dabei voll ausgeschöpft werden. Bei Fragen zum Thema sind wir gerne für Sie da – die Thopas EDI-Spezialisten.

Welche Standards werden verwendet?

Um Geschäftsdaten zwischen Unternehmen austauschen zu können, muss festgelegt werden, welche Daten in welcher Form und in welcher Reihenfolge übermittelt werden. Der Computer erkennt durch eine entsprechende Software die Struktur der Nachricht und kann diese korrekt interpretieren und die Informationen weiterverarbeiten. Um EDI-Nachrichten automatisch verarbeiten zu können, muss auf allgemein anerkannte Strukturen und Standards Rücksicht genommen werden.

Bei den EDI-Standards unterscheidet man zwischen bilateralen, multilateralen und Industrie-Standards sowie echten Standards, die von Normungsorganisationen registriert und verwaltet werden. Industrie-Standards, wie z.B. SEDAS, TRADACOMS, VDA, haben sich aufgrund von fehlenden EDI-Normen auf Initiative von großen Unternehmen zu Beginn der 80er Jahre in der Praxis durchgesetzt. Der erste, offiziell von einer Normen-Organisation registrierte, EDI-Standard war ANSI X.12 des amerikanischen Normungsinstitutes, der sich jedoch nur auf dem nordamerikanischen Kontinent durchgesetzt hat.

Welcher Standard für ein Unternehmen geeignet ist, hängt vor allem von der Branche ab, in der das Unternehmen tätig ist. Es kann auch notwendig sein, mehrere Standards gleichzeitig zu verwenden, um mit allen Partnern kommunizieren zu können. Bei der Auswahl der richtigen EDI-Nachricht und des richtigen Standard Subsets hilft Ihnen entweder Ihr Geschäftspartner oder Thopas.

Wenn Sie EDI aus eigenem Antrieb beginnen, sollten Sie immer den brachenübergreifenden weltweiten Standard UN/EDIFACT verwenden oder Subsets davon (z.B. EANCOM, EDIFICE, EDIWHITE). Sollten Sie einen EDI-Geschäftspartner haben, der Ihnen einen anderen Standard vorschreibt (z.B. SEDAS für den Konsumgüterbereich, VDA für die Automobilindustrie, Liefernorm für den Sanitärbereich), versuchen Sie, durch Verhandlungen und Argumentation auf die zukunftsorientierten Standards und Subsets auf Basis UN/EDIFACT hinzuweisen. Machen Sie ihrem Geschäftspartner klar, dass Sie nicht für jeden Geschäftspartner, der aus einer anderen Branche kommt, einen eigenen Standard anwenden können.

Weitere Informationen zu EDI-Standards finden Sie unter Kapitel „ Standards„; außerdem können Sie sich gerne mit uns, den Thopas EDI-Spezialisten, in Verbindung setzen. Wir beraten Sie gerne.

Was ist UN/EDIFACT?

Die offizielle Registrierung des weltweit anerkannten EDI-Standards UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, ISO 9735) erfolgte von der Internationalen Normungsorganisation (ISO) erst im Jahr 1987. EDIFACT ist nicht auf eine bestimmte Branche, einen Industriezweig oder ein nationales Umfeld festgelegt und wird derzeit vor allem in Europa angewandt.

Neben den bereits seit Jahren existierenden Industrie- und nationalen Standards werden immer mehr EDI-Projekte auf Basis von UN/EDIFACT implementiert. Bei den meisten Standards, gleichgültig ob sie unternehmensspezifisch, branchenspezifisch oder regional begrenzt sind, kann eine schrittweise Migration zum weltweit gültigen branchenübergreifenden Standard UN/EDIFACT erwartet werden. Die nachfolgende Abbildung (Abbildung 4) zeigt die Einteilung der EDI-Standards.

Abbildung 4: Einteilung der EDI-Normen
ANSI.X12 ist der EDI-Standard des amerikanischen Normungsinstitut und wird hauptsächlich in vielen Branchen in Nordamerika eingesetzt.

ODETTE (Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe) wird in der europäischen Automobilbranche verwendet und baut auf der Syntax von EDIFACT auf.

SEDAS (Standardregelungen Einheitlicher Datenaustauschsysteme im Handel) wurde in den 80er Jahren in Deutschland für die Konsumgüterindustrie entwickelt und wird heute hauptsächlich in Deutschland und Österreich eingesetzt.

TRADACOMS (Trading Data Communications Standard) ist der Standard, der am häufigsten in Großbritannien eingesetzt wird (ca. 65%). Neben der Konsumgüterindustrie als Haupteinsatzgebiet wird er noch in vielen anderen Branchen verwendet.

VDA (Verband der Automobilindustrie, Deutschland) wird wie ODETTE auch in der Automobilindustrie verwendet. Haupteinsatzländer sind Deutschland und Österreich.

Die EDIFACT-Nachrichten des UN/EDIFACT Standards sind allgemein definiert worden, um in allen Branchen verwendet werden zu können.

Weitere Informationen zu UN/EDIFACT und den Directories finden Sie hier auf unserer Thopas EDI-Spezialisten Homepage und auf der Homepage der United Nations Directories for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport.

Über welche Netze wird EDI abgewickelt?

• Punkt zu Punkt Verbindung
• VAN
• Internet

  Punkt zu Punkt Verbindung

Der kürzeste Weg zwischen zwei Rechnern ist die Verbindung über eine direkte Telefon-/Datenleitung via Modem (Punkt zu Punkt Verbindung). Es ist jedoch nicht realistisch, dass man derartige Verbindungen auf Basis von Telefon-Wählverbindungen zu 100, 200 oder mehr Geschäftspartnern wirtschaftlich betreiben kann. Selbst große Unternehmen, wie z.B. Automobilhersteller oder Banken bauen derartige Strukturen nur dann auf, wenn sich die Anzahl der Partner in Grenzen hält, da ansonsten das Netzwerkmanagement unverhältnismäßig kostenintensiv wäre. Wenn Nachrichten nur mit einem oder nur mit wenigen Partnern ausgetauscht werden, bietet sich die Verwendung von Wählleitungen an. Bei einem sehr großen Datenaufkommen zu einem oder wenigen Partnern kann es auch wirtschaftlich sein, sich fest geschaltete Telekommunikationsverbindungen (sog. Standleitungen) anzumieten.

Abbildung 5: Kommunikationsmöglichkeiten
Punkt-zu-Punkt Verbindungen haben den Vorteil, dass keine Kosten für zusätzliche Dienstleistungen (wie bei Netzwerkdiensten) anfallen.

Nachteilig an Punkt-zu-Punkt Verbindungen ist vor allem die Tatsache, dass für die Datenübermittlung beide Computersysteme in Betrieb sein müssen. Das erfordert einerseits eine engere Abstimmung der Partner (manchmal wird der Geschäftspartner kurz vor der Datenübermittlung auch telefonisch kontaktiert, um die Einsatzbereitschaft seiner EDV-Anlage sicherzustellen), andererseits wird dadurch die EDI-Abwicklung mit internationalen Partnern aus anderen Zeitzonen verteuert, da in diesem Fall die EDV auch außerhalb der Bürozeiten in Betrieb sein müsste.

  VAN

Um die Nachteile der Punkt-zu-Punkt Kommunikation zu umgehen, werden für EDI-Anwendungen (wie auch für E-Mails), ähnlich der Briefpost, elektronische Postämter eingerichtet. Diese übernehmen den Datentransport und eine eventuelle Zwischenspeicherung. Von Vorteil für Sie als Anwender ist, dass Sie die Übermittlung der Daten vornehmen können, unabhängig davon, ob die EDV-Anlage Ihres Partners in Betrieb ist oder nicht. Diese Dienste nennt man Netzwerkdienste oder auch Mehrwertdienste, da sie neben der Übermittlung der Daten auch zusätzliche Leistungen erbringen (z.B. Zwischenspeicherung von Nachrichten in elektronischen Briefkästen/Mailboxen).

Derartige Netzwerkdienste existieren einerseits auf gesicherten Netzen, die z.B. dem Sender den Empfang beim elektronischen Postamt bestätigen, alle Vorgänge protokollieren und im Fehlerfall die Zustellung automatisch wiederholen (sog. VAN) und andererseits auf nicht gesicherten Netzen, wie z.B. dem Internet.

Da die Punkt-zu-Punkt Kommunikation mit einer größeren Anzahl von Partnern aus ökonomischen Gesichtspunkten nicht sinnvoll ist, werden zumeist VANs (Value Added Networks) in Anspruch genommen. Durch die Benützung von VANs kann sich das Unternehmen den Aufbau und den Betrieb von möglicherweise komplexen Kommunikationsstrukturen ersparen. VANs agieren regional, national und international und bieten in der Regel Auskunft und Unterstützung (Help-Desk).

Mit einem VAN kann ein Unternehmen EDI-Nachrichten zu jeder Zeit zu einer beliebigen Anzahl von Geschäftspartnern (über seinen elektronischen Ausgangsbriefkasten) senden. Eingegangene EDI-Nachrichten können vom Benutzer – durch das Anwählen des VANs – aus dem eigenen Eingangsbriefkasten jederzeit abgerufen werden (in der Regel 24 Stunden pro Tag, 7 Tage in der Woche und 365 Tage im Jahr, unabhängig von Zeitzonen). Ausgangs- und Eingangsbriefkasten werden auch unter dem Begriff Mailbox zusammengefasst.

Die Dienstleistungen der Anbieter von Mehrwertdiensten werden auch als Netz-Clearing bezeichnet. Man unterscheidet zwei Arten des Netz-Clearings:

Netz-Clearing

Beim Netz-Clearing erhält der Provider vom sendenden Unternehmen EDI-Daten. Diese EDI-Daten werden beim Sender wie folgt erzeugt: Aus der Datenbank eines Anwendungsprogramms werden mittels eines Selektionsprogramms die benötigten Daten entnommen, als flat file (= einfache sequentielle Datei) dargestellt, mittels einer EDI-Software in EDI-Daten umgewandelt und an den VAN-Provider geschickt. Der Provider sorgt für die Zwischenspeicherung dieser Daten in der Mailbox des Empfängers und die Rückmeldung über die erfolgreiche Zustellung der Daten.

EDI-Clearing

Das Daten- oder EDI-Clearing ist eine EDI-Dienstleistung, die erst seit einigen Jahren auf dem Markt angeboten wird. Beim Daten-Clearing werden Daten aus dem Anwendungsprogramm des Unternehmens in Form eines Flat-Files an eine Daten-Clearingstelle/EDI-Clearingstelle gesandt, erst dort in EDI-Nachrichten umgewandelt und an die Mailbox des Empfängers übergeben. Eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Zustellung der Daten wird an den Sender übermittelt. Durch diese Art der EDI-Abwicklung entfallen beim sendenden Unternehmen die Kosten für die EDI-Software und es muss auch kein spezielles EDI-Know-how im Unternehmen aufgebaut werden. Eine derartige Lösung bietet sich v.a. für Kleinanwender mit geringem Datenvolumen an. Sie wünschen mehr Informationen? Sprechen Sie uns – die Thopas EDI-Spezialisten – an.

  Internet

Das Internet ist ein offenes, dezentrales und sehr kostengünstiges Netzwerk, das von keiner zentralen Stelle verwaltet wird. Aufgrund dieser Tatsache kann auch niemand für den Verlust und die Manipulation von Daten im Internet verantwortlich gemacht werden. Gerade dieser Aspekt ist jedoch im Geschäftsverkehr unbefriedigend, da es sich hierbei oft um vertrauliche Daten handelt. Um im Internet dieselben Sicherheitslevels wie bei gesicherten Netzen zu gewährleisten, müssen die Daten verschlüsselt übertragen und der Empfang mittels Rückbestätigungen (sog. acknowledgements) quittiert werden. Dadurch erhöhen sich wiederum die Kosten, weswegen einer der typischen Vorzüge des Internets gegenüber gesicherten Netzen verlorengeht. Die Entwicklung von EDI-Lösungen im Internet wird nach Auffassung vieler Kommunikationsexperten in den nächsten Monaten und Jahren jedoch sprunghaft ansteigen, was nicht zuletzt kleinen und mittleren Unternehmen kostengünstige EDI-Anwendungen beschert.

Wege dazu bieten WEB-EDI Lösungen, die keinerlei Einschränkung in der Ausgestaltung der Dateninhalte und der technischen Umsetzung unterliegen. Es besteht jedoch die Forderung seitens der Geschäftspartner, dass sich der Datenumfang bei WEB-EDI von dem bei EDI nicht unterscheiden darf. WEB-EDI Lösungen, die heute auf dem Markt angeboten werden, sind in vielen Fällen mit der XML-Sprache realisiert und basieren entweder auf EDIFACT-Subsets oder auf multilateralen Satzformaten (XML-Strukturen oder andere Satzstrukturen) für eine abgegrenzte Anwendergruppe. Projekte für ausgesuchte Branchen wie z.B. das Baunebengewerbe, Floristen, Dachdecker sind in Deutschland schon realisiert worden. In Deutschland bieten große Warenhäuser ihren Lieferanten außerdem Internet basierende EDI-Lösungen an. Es ist in weiterer Folge davon auszugehen, dass sich EDI-Abwicklungen über das Internet vor allem bei KMU mit kleinen Datenvolumina durchsetzen und neben die klassischen EDI-Lösungen treten. Mehr wissen – die Thopas EDI-Spezialisten.

Wird das Internet EDI verdrängen?

Mit dem rasanten Wachstum des Internets steigt auch die Bedeutung des Internets als Wirtschaftsfaktor. Dabei übersieht man, dass das Internet eine Plattform für den elektronischen Geschäftsverkehr darstellt, wozu natürlich auch EDI gehört. Die beliebteste Frage ist überall zu vernehmen „Wird das Internet EDI verdrängen?“ oder auch anders, in vielen Gesprächen gehört „EDI, ja das ist das Internet“. Doch so einfach ist die Sache nicht. EDI und Internet werden nebeneinander bestehen. Jedes Medium für ganz bestimmte Zwecke.

EDI wird es noch lange geben, weil bestimmte Anwendungen aus zahlreichen Gründen nicht übers Internet abgewickelt werden (z.B. Investitionsschutz, Sicherheit, geschlossene Benutzergruppen). EDI wird dann immer eingesetzt, wenn es sich um die häufigere Übertragung von strukturierten Geschäftsdaten auf regelmäßiger Basis handelt. EDI wird heute noch zu über 90% über gesicherte Netze (VAN) durchgeführt.

Das Internet wird heute meistens für E-Mail, für die Informationssuche, für Unternehmensdarstellungen und für Online-Shopping Systeme verwendet. Das Internet wird zukünftige EDI-Lösungen abdecken, da die Fragen der Sicherheit (ohne größere Mehrkosten) gelöst sind. Das Internet wird mit neuen Techniken, wie z.B. XML und ebXML, die Basis für neue EDI-Abwicklungen bilden, die auch ohne weiteres neben dem klassischen EDI bestehen werden. Hierbei ist aber im Auge zu behalten, dass sich der Datenumfang bei EDI übers Internet von dem bei klassischem EDI nicht unterscheiden darf. Die heute schon oft auftauchenden WEB-EDI Lösungen übers Internet mit Online-Erfassungen werden nicht lange Erfolg haben, wenn ein WEB-EDI-Anwender 50 Felder und mehr in eine Bildschirmmaske pro Vorgang eingeben muss (als ausgegliederte Datenerfassung des großen Partners). Internet basierende EDI-Systeme, ob als E-Mail Anhang oder als Datenaustausch-Systeme über Browser, sollten die Möglichkeit der automatischen Weiterverarbeitung in EDV-Anwendungssysteme haben.

Welche Möglichkeit der EDI-Abwicklung gibt es?

Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten der Einführung bzw. Abwicklung von EDI:

• Lösung 1 mit integriertem EDI
• Lösung 2 mit isoliertem EDI
• Lösung 3 mit einem EDI-Clearing-Center
• Lösung 4 mit EDI übers Internet

  Lösung 1 mit integriertem EDI

Ein voll entwickeltes, integriertes EDI-System überlässt die Arbeit dem Computer. Die Vorbereitung und Bearbeitung alltäglicher Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen usw. ist in Unternehmen jeglicher Größe reine Routine, die vom EDV-System automatisiert erledigt werden kann.

Für eine wirtschaftliche Anwendung von EDI ist die vollständige Integration in die innerbetrieblichen Abläufe unabdingbar, was natürlich auch eine Änderung dieser Prozesse voraussetzt. Dazu ist eine sorgfältige Analyse aller betroffenen Abläufe erforderlich. Der dafür notwendige Aufwand ist sicher nicht unerheblich. Es können dadurch jedoch unnötige Ablaufschritte erkannt und so zusätzliche Einsparungen erreicht werden.

Die Integration erlaubt Ihnen, die vollen Vorteile aus der EDI-Einführung zu ziehen. Diese umfassen nicht nur eine spürbare Kostenersparnis, sondern auch verbesserte Arbeitsabläufe, leichter verfügbare und qualitätsverbesserte Informationen, sowie einen verbesserten Kundendienst. Zusätzlich bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit für höher qualifizierte Tätigkeiten. Bei der integrierten Anwendung von EDI sind die betroffenen EDV-Anwendungen untereinander verbunden. Die Kosten für die Integration von EDI mit anderen Geschäftssystemen können doppelt so hoch sein wie die Kosten einer Lösung mit isoliertem EDI.

Abbildung 6: Klassisches EDI über ein VAN
  Lösung 2 mit isoliertem EDI

Die nächste Möglichkeit EDI-Abwicklungen zu realisieren, ist die isolierte, nicht integrierte Lösung (meist auf PC-Basis). Für den EDI-Geschäftspartner sind Sie ein echter EDI-Anwender. Die interne Abwicklung basiert jedoch weiterhin auf Papier, d.h. die empfangenen EDI-Daten werden für die Weiterbearbeitung im Unternehmen ausgedruckt. Es kann vorkommen, dass Informationen für andere Anwendungsprogramme nochmals erfasst werden müssen, obwohl sie aus EDI-Daten stammen, weil es an der Integration der Anwendungsprogramme fehlt. Zur Aufbereitung der zu übertragenden EDI-Daten ist teilweise noch eine manuelle Datenerfassung erforderlich, da es auch hier an der notwendigen Integration fehlt. Die Investitionskosten für Hardware und Software der Lösung mit isoliertem EDI sind zwar niedriger als bei der integrierten Lösung, die Einsparungseffekte und Vorteile jedoch wesentlich geringer. Die Ablehnung gegenüber diesem Verfahren hat einen berechtigten Grund. Der Sinn und Zweck des EDI wird durch solche Billiglösungen förmlich ausgehebelt.

  Lösung 3 mit einem EDI-Clearing-Center

Wie bei jeder Investitionsentscheidung stehen Sie auch bei der Durchführung der EDI-Abwicklung vor der make-or-buy-Entscheidung. Die EDI-Abwicklung muss also nicht selbst im Unternehmen erbracht werden, sondern kann auch an sogenannte EDI-Clearing-Center ausgelagert werden. Dadurch verringern sich die (fixen) Investitionskosten und Sie haben trotzdem die Möglichkeit, gegenüber Ihren Geschäftspartnern als vollwertiger EDI-Partner aufzutreten. Die interne Abwicklung wird entweder elektronisch abgewickelt oder erfolgt weiterhin papierorientiert, wobei ersterem aufgrund der damit erzielbaren Einsparungen eindeutig der Vorzug zu geben ist.

Beim Daten-Clearing werden Daten aus dem Anwendungsprogramm des Unternehmens in Form eines Flat-Files an eine Daten-Clearingstelle/EDI-Clearingstelle gesandt, erst dort in EDI-Nachrichten umgewandelt und an die Mailbox des Empfängers übergeben. Eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Zustellung der Daten wird an den Sender übermittelt. Durch diese Art der EDI-Abwicklung entfallen beim sendenden Unternehmen die Kosten für die EDI-Software und es muss auch kein spezielles EDI-Know-how im Unternehmen aufgebaut werden. Eine derartige Lösung bietet sich v.a. für Kleinanwender mit geringem Datenvolumen an und kann auch als Übergangslösung für den Zeitraum gesehen werden, in dem ein Unternehmen die Einführung von EDI vorbereitet. Die Einmalkosten sind gering, jedoch sind die Kosten pro Nachricht im Vergleich zu den vorherigen Lösungen höher.
Abbildung 7: Daten-/EDI-Clearing über ein VAN
Eine Möglichkeit, die selben Sicherheitslevels wie bei gesicherten Netzen zu gewährleisten und darüber hinaus auch ein EDI-Clearing-Center anzuschließen, ist auf der nachfolgenden Abbildung dargestellt. Hierbei senden Unternehmen ohne EDI-Schnittstelle (in der Regel handelt es sich dabei um KMU) ihre Inhouse-Daten über das Internet an ein EDI/Internet-Clearing-Center (http://www.thopas.com / www.tdxs.de ). Dort erfolgt die Konvertierung der Daten in das Inhouse-Format des Handelspartners und die Übermittlung an dieses Unternehmen. Selbstverständlich können mittels dieser Methode auch zwei Unternehmen mit EDI-Schnittstellen miteinander kommunizieren.

Abbildung 8: EDI/Internet-Clearing über das Internet (Quelle: Eigenerstellung)
Lösung 4 EDI übers Internet

• EDI per E-Mail
• WEB-EDI
• WEB-EDI übers Clearing-Center

  EDI per E-Mail

Da der Siegeszug des Internet auch an EDI nicht spurlos vorbei geht, existieren heute mehrere Möglichkeiten, EDI-Daten über das Internet auszutauschen. Die erste Möglichkeit ist die Kommunikation per E-Mail. Hier kommt z.B. das TCP/IP-Protokoll zum Einsatz anstatt einer VAN-Kommunikation. Zur Abwicklung bedienen sich die EDI-Systeme der Kommunikation eines integrierten Moduls, das den vollautomatischen Ablauf ereignisgesteuert durchführt. Zu fest definierten Zeiten wird in Senderichtung, also zur Mailbox des Partners, die Kommunikation aufgebaut. Die vom Konverter zur Verfügung gestellten EDIFACT-Nachrichten werden vom Sender an den Empfänger übermittelt. Der Empfänger liest aus seiner E-Mailbox die EDI-Daten heraus und stellt automatisch seinem EDI-System diese Daten zur Verfügung. Der einzige Vorteil bei dieser Lösung ist, dass die Kommunikation über das Internet für Unternehmen billiger ist als die Kommunikation über VAN. Mehr wissen – die Thopas EDI-Spezialisten.

  WEB-EDI

Die zweite Möglichkeit, EDI übers Internet durchzuführen, ist eine WEB-EDI-Lösung. WEB-EDI auf Basis der Browsertechnologie ist der aktuelle Trend bei Internet basierenden EDI-Lösungen. Große Unternehmen, wie z.B. deutsche Handelsunternehmen, bieten zumeist kleineren Geschäftspartnern (Lieferanten), die sich bis jetzt dauerhaft gegen klassische EDI-Lösungen gewehrt haben, die Möglichkeit, EDI über das Web abzuwickeln. Dabei kann sich der Lieferant für die Bestellungen des Warenhauses auf einem Webserver des großen Geschäftspartners einloggen und die für ihn bestimmten Bestellungen abrufen und ausdrucken. Die Weiterverarbeitung erfolgt bei den meisten Lieferanten dann manuell.

Damit das große Unternehmen auch Rechnungen und Lieferscheine im EDI-Format erhalten kann, muss der Lieferant sich wieder am Webserver einloggen und seine Daten für die entsprechenden Dokumente online erfassen. Dies kann bei umfangreichen Dokumenten bis zu 50 Datenfelder pro Dokument bedeuten. Der Lieferant übernimmt so die für ihn aufwendige Datenerfassung, damit der Geschäftspartner seine EDI-Nachrichten erhalten kann. Der Webserver des großen Unternehmens setzt nun die vom Lieferanten erfassten Daten in das für das EDI-System passende Format um. So ist für das Handelsunternehmen sichergestellt, dass es sein klassisches EDI-System mit dem Web-EDI-System in der Verarbeitung gleich stellen kann.

Eine für alle bessere Variante hat eines der größten Handelsunternehmen in Deutschland eingeschlagen und ist von dieser, für die Lieferanten doch nachteiligen EDI-Lösung, abgegangen. Es bietet eine Möglichkeit an, bei der die Datenerfassung zuerst offline erfolgen kann und die Daten erst nach vollständiger Erfassung via Internet übermittelt werden. Diese WEB-EDI-Lösungen bedeuten aber eine völlige Abkehr von dem ursprünglichen Gedanken des EDI-Systems, der darauf abzielt, durch standardisierten Datenaustausch und einer automatischen medienbruchfreien Weiterverarbeitung Rationalisierungseffekte für alle Beteiligten zu erzielen. Bei den oben angeführten WEB-EDI-Lösungen ist das aber nur mehr auf Seiten des großen Unternehmens gegeben. Der kleine Geschäftspartner hat durch dieses System eigentlich keine Vorteile.

Gehen mehrere Partner des kleinen Unternehmens zu WEB-EDI-Lösungen über, bedeutet dies, dass das kleine Unternehmen für jeden Partner ein anderes WEB-EDI-System handhaben muss. Dies führt dazu, dass eine Mehrbelastung in Form unterschiedlicher Datenerfassungen im Internet auf das kleine Unternehmen zukommt, um seine Geschäftsvorfälle abzuwickeln. Die Folge sind stark steigende Online-Gebühren und ein enormer Zeitaufwand für die Datenerfassung.

Diese, für den Lieferant doch stark nachteilige Lösung, habt aber auch den Vorteil, dass das kleine Unternehmen keine großen Investitionen für ein klassisches EDI-System tätigen muss. Außerdem behält der Lieferant den Großkunden und sichert sich somit seinen Marktanteil gegenüber seinen Mitbewerbern. Vorteile, die Sie mit den Thopas EDI-Spezialisten realisieren können.

  WEB-EDI übers Clearing-Center (TDXS)

Eine bessere Variante zu den von einzelnen Unternehmen angebotenen WEB-EDI-Lösungen stellt die WEB-EDI-Lösung über ein Clearing-Center dar. Das Clearing-Center wird als Vermittler zwischen den großen Unternehmen und den kleinen Unternehmen eingesetzt. Die EDI-Kommunikation läuft über das Clearing-Center an die beteiligten Partner.

Daten-Sendung vom großen Unternehmen:

Die großen Unternehmen senden ihre EDI-Daten (EDIFACT-Daten oder WEB-EDI-Daten), z.B. Bestellungen, an das Clearing-Center und das Clearing-Center sorgt dafür, dass das kleine Unternehmen die Daten in der Form übers Internet erhält, wie sie das kleine Unternehmen verarbeiten kann (E-Mail mit ASCII-Datensatz zum Einlesen in die Auftragsbearbeitung, E-Mail zum Ausdrucken, Daten zum Anzeigen im WEB-Browser).

Daten-Empfang beim großen Unternehmen:

Im Falle der Versendung von Daten vom kleinen Unternehmen an das große Unternehmen, sendet das kleine Unternehmen die Daten (entweder die über den Browser erfassten Daten oder als E-Mail aufbereitete Daten in Form einer ASCII-Datei), z.B. Rechnungen oder Lieferscheine, über das Internet an das Clearing-Center. Das Clearing-Center wandelt die Daten des kleinen Unternehmens so um, wie der Empfänger, das große Unternehmen, es wünscht (entweder WEB-EDI Daten oder EDIFACT-Daten über VAN).

Bei dieser WEB-EDI Clearing-Center Lösung fungiert das Clearing-Center als anwenderneutrale Stelle und kann dem KMU alle seine EDI-Partner über ein einziges System abwickeln. Die Eingabemasken beim KMU sind so gestaltet, dass sie für alle Rechnungs- oder Lieferscheinempfänger gleich sind. Durch Partnerprofil gesteuerte Menüführung werden bestimmte Felder zur Erfassung nicht frei geschaltet, so dass auch eine unterschiedliche Erfassung für die einzelnen Geschäftspartner möglich ist. Mehr wissen – die Thopas EDI-Spezialisten.

Was sind die Vorteile von EDI?

• Die Meinung von Experten
• Die Meinung von KMU

  Die Meinung von Experten

EDI ändert die Geschäftskommunikation, indem Routinetätigkeiten automatisiert abgewickelt werden. Warum sollen also Geschäftstransaktionen, die immer gleich ablaufen, Arbeitskräfte binden, die anderweitig viel besser eingesetzt werden könnten? So denken mittlerweile viele tausend Unternehmen, die regelmäßig EDI in ihrer Geschäftskommunikation anwenden. Durch den Einsatz von EDI lassen sich jedes Jahr viele Tausend oder Zehntausend Euro für Routinetätigkeiten einsparen. In diesem Betrag sind jedoch lediglich die unmittelbar quantifizierbaren Einsparungen berücksichtigt, wie etwa der Wegfall der Eingabe elektronisch übermittelter Daten.

EDI beinhaltet jedoch wesentlich mehr als den papierlosen Austausch von Geschäftsnachrichten. Es dezimiert redundante Datenerfassung und die Fehlerrate. Routinetätigkeiten werden verringert, Fehlersuche und Prüfungen entfallen, Falschlieferungen und Kommunikationskosten werden reduziert. Dieses sind die offensichtlichen Vorteile von EDI, die Sie in jeder Veröffentlichung nachlesen können. Jedoch gibt es noch eine ganze Reihe von Vorteilen und Nutzeffekten, die nicht immer oder nur sehr schwer in Zahlen ausgedrückt werden können (beispielsweise eine bessere Beziehung zu den Geschäftspartnern, ein verbessertes Unternehmensimage). Beide Aspekte von EDI (quantifizierbarer und nicht-quantifizierbarer Nutzen bzw. quantitativer und qualitativer Vorteil) werden im Folgenden einer näheren Untersuchung unterzogen. Dabei wird zuerst die Meinung von Experten und daran anschließend die Meinung von betroffenen KMU (aufgrund diverser Umfragen) dargestellt. Der Nutzen der Einführung einer EDI-Abwicklung liegt insbesondere in folgenden Bereichen:

• Senkung der Kosten für Routinetätigkeiten
• Verkürzung der Reaktionszeiten, Steigerung der Flexibilität und Effizienz
• Verbesserung des Kundenservices
• Vermeidung administrativer Kapazitätsengpässe
• Verbesserung des Unternehmensimages
• Verbesserung der Geschäftsbeziehungen
• Erschließung neuer Märkte und neuer Geschäftsbeziehungen
• Neue Logistikkonzepte
• Beispiel
• Weitere Vorteile

  Senkung der Kosten für Routinetätigkeiten:

Dies ist sicher einer der Hauptgründe für die EDI-Einführung, wobei die Vorteile sich auf folgende Bereiche aufteilen:

• Einsparungen bei Porto und Papier,
• Verringerung des Erfassungsaufwandes durch die automatische Weiterverarbeitung: Durch den Einsatz von EDI kommen die Daten in digitaler Form an, so dass sie sofort weiterverarbeitet werden können. Voraussetzung für die automatisierte Verarbeitung sind jedoch entsprechende Schnittstellen bei den Anwendungsprogrammen. Achten Sie deshalb bei der Anschaffung neuer Software auf vorhandene EDI-Schnittstellen.
• Reduzierung der Fehleranzahl und Falschlieferungen: Da die Daten nicht mehr eingetippt werden müssen, gibt es auch keine Tippfehler. Es kann auch zu keinen Hörfehlern kommen, da die Daten nicht mündlich oder fernmündlich übermittelt werden. Von Faxen oder Formularen, mit eventuell schlechter Druckqualität, muss nicht mehr abgelesen werden, d.h. Lesefehler entfallen. Wenn es weniger Fehler gibt, müssen auch weniger Fehler korrigiert werden. Dass die Reduktion der Fehleranzahl ein besonders wichtiger Punkt ist, wird durch eine Studie der Gartner Gruppe bestätigt, wonach die Korrektur eines Fehlers in der Bestellabwicklung 10-15 mal so viel Zeit in Anspruch nimmt wie ein korrekter Bestellprozess.
• Verbesserung der Datengenauigkeit: Die Daten werden nicht nur fehlerfrei übertragen, es können auch genauere und aktuellere Daten übersandt werden, was nicht zuletzt zu besseren Entscheidungen des Managements beiträgt.

Insgesamt verringern sich die Kosten der Auftragsabwicklung durch Einsatz von EDI um 20 % bis 80 %, wenn Routinetätigkeiten automatisiert werden. Vorteile nutzen – mit den Thopas EDI-Spezialisten kein Problem.

  Verkürzung der Reaktionszeiten, Steigerung der Flexibilität und Effizienz:

Unternehmen (insbesondere Großunternehmen) tendieren neuerdings dazu, in immer kürzeren Abständen immer kleinere Mengen an Produkten und Dienstleistungen zu beschaffen. Zu diesem Zweck werden Lieferanten oftmals in die Verkaufsprognosen miteinbezogen, was für diese eine Verlängerung des Planungszeitraumes bedeutet. Der Zulieferer muss nun seinen Produktionsprozess rationeller gestalten und bezüglich einer optimalen Kapazitätsausnützung bessere Entscheidungen treffen. Trotz des längeren Planungszeitraumes des Lieferanten verkürzt die schnellere und exaktere Datenübermittlung durch EDI die Bestellzeit. Dadurch reduzieren sich beim Kunden der Lagerbestand und die Lagerdauer, was zu einer Senkung des in den Beständen gebundenen Kapitals (Raumkosten, Kapitalkosten, etc.) sowie des Schwundes führt.

Außerdem erhöhen sich durch den Einsatz von EDI auch die Flexibilität (Da Produkte schneller als bisher verfügbar sind, kann man flexibler auf Kundenanforderungen reagieren.) und die Effizienz, da mit geringerem Mitteleinsatz ein besseres Ergebnis erzielt werden kann.

Wenn der Lieferant dem Kunden hilft, sein Lager zu reduzieren (durch verkürzte Bestellzeiten) und seine Flexibilität sowie Effizienz zu erhöhen, so kann er möglicherweise das Geschäftsvolumen steigern. Sie wollen mehr wissen? Die Thopas EDI-Spezialisten informieren Sie gerne!

  Verbesserung des Kundenservices (customer care):

Durch EDI sind die Waren schneller verfügbar, die Zahl der Falschlieferungen nimmt ab und Informationen stehen exakter und schneller zur Verfügung. Diese schnellere Verfügbarkeit von Informationen erhöht wiederum die Auswertungsmöglichkeiten und die Datentransparenz, was die Transparenz des Marktes verbessert und damit dem Management eine bessere Entscheidungsgrundlage gibt. Verbesserung des Kundenservices – die Thopas EDI-Spezialisten helfen Ihnen gerne dabei.

Vermeidung administrativer Kapazitätsengpässe:

Administrative Engpässe (z.B. Engpässe in der Auftragsbearbeitung bei saisonabhängigen Produkten, Engpässe aufgrund des Monats- oder Jahresabschlusses) erfolgreich zu überbrücken stellen viele Unternehmen vor große Probleme und verursachen zumeist hohe Kosten. Durch EDI können derartige Engpässen vermieden werden. Es können auch zusätzlich Reserven geschaffen werden, die es ermöglichen, Volumensteigerungen (z.B. in der Saison) ohne zusätzliches Personal bewältigen zu können. Zum Beispiel können mit Hilfe von EDI übermittelte Fakturen automatisch geprüft, zur Zahlung freigegeben und abgelegt werden. Derartig integrierte EDI-Abläufe können daher wesentlich dazu beitragen, administrative Kapazitätsengpässe zu vermeiden und damit Kosten zu sparen. Wenn wir beispielsweise die Schreibwarenbranche betrachten, in der ca. 50 % des Jahresumsatzes vor Schulbeginn getätigt wird, so sind die Vorteile einer EDI-Abwicklung offensichtlich. Ohne Einsatz von EDI müsste für diesen Zeitraum entweder zusätzliches Personal eingestellt werden oder die bisherigen Mitarbeiter müssten vermehrt Überstunden leisten. Auf jeden Fall wäre das mit höheren Kosten verbunden. Chancen nutzen, mehr wissen – die Thopas EDI-Spezialisten.

  Verbesserung des Unternehmensimages:

Neben den oben erwähnten operativen Auswirkungen von EDI (Ausschöpfung von Rationalisierungspotentialen, Verkürzung der Reaktionszeiten, Vermeidung von administrativen Kapazitätsengpässen etc.) sollte auch der strategische Nutzen von EDI genauer untersucht werden. Als wichtigster Punkt in diesem Bereich ist die Verbesserung des Unternehmensimages zu sehen. Durch den Einsatz von EDI gewinnt das Unternehmen ein moderneres, innovatives und fortschrittliches Image. Das Absenken der Fehleranzahl in der Auftragsbearbeitung und der Falschlieferungen trägt ebenso zu einer Verbesserung des Ansehens eines Unternehmens bei. Wir helfen Ihnen – die Thopas EDI-Spezialisten.

  Verbesserung der Geschäftsbeziehungen:

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil des EDI-Einsatzes liegt in der Verbesserung der bestehenden Geschäftsbeziehungen. Der Umstieg auf EDI bedeutet, miteinander zu planen, da für den EDI-Betrieb immer zwei Partner notwendig sind. Das ist eine hervorragende Gelegenheit, sich abseits von Preisverhandlungen und Fehlerreklamationen zu treffen und über die gemeinsame Logistik zu sprechen. Eine ganze Reihe von EDI-Nutzern sagt heute: „Dank der Einführung von EDI haben wir jetzt ein viel besseres Gesprächsklima mit unserem Handelspartner und ein viel besseres Verständnis für eventuelle Probleme des anderen.“ Die Kooperation und Koordination, welche die Einführung und die Anwendung von EDI erfordern, verstärken die Beziehung zwischen den Geschäftspartnern (z.B. zwischen Kunden und Lieferanten) und können zu strategischen Allianzen führen. So verringern einmal eingespielte EDI-Systeme die Gefahr des Abbruchs der Geschäftsbeziehungen. Bessere Geschäftsprozesse, bessere Geschäfte – die Thopas EDI-Spezialisten.

  Erschließung neuer Märkte und neuer Geschäftsbeziehungen:

Einerseits verlagern große Unternehmen und Konzerne Unternehmensaktivitäten zunehmend in Länder oder Regionen, in denen diese am kostengünstigsten und am besten ausgeführt werden (Stichwort: Globalisierung); es werden auch verstärkt Produkte bzw. Produktkomponenten zugekauft, um sich auf die eigenen Stärken konzentrieren zu können (Stichwort: Outsourcing) – andererseits finden kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Märkte über die ganze Welt verstreut vor (Stichwort: elektronischer Marktplatz). In allen Fällen sind schnelle und sichere Informationen für die Geschäftsabwicklung unerlässlich. Damit können Unternehmen neue Märkte erschließen, indem sie als Zulieferer für von Großunternehmen zugekaufte Produktkomponenten auftreten bzw. selbst Produkte oder Dienstleistungen zukaufen. Außerdem ist es einfach, mit weiteren Partnern über EDI zu kommunizieren, wenn man EDI bereits erfolgreich für den Geschäftsverkehr mit wenigen Partnern eingeführt hat.

Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen ist EDI ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Logistikkonzepte, wie z.B. Just-in-Time Produktion (JIT), Quick Response (QR), Efficient Consumer Response (ECR). Diese Geschäftsprozesse sind ohne EDI nicht realisierbar, da all diese Konzepte häufigere, genauere und schnellere Interaktionen zwischen den involvierten Geschäftspartnern verlangen. Kompetenz nutzen – die Thopas EDI-Spezialisten.

  Neue Logistikkonzepte

Worum geht es in diesen neuen Logistikkonzepten? Die Just-in-Time-Produktion (JIT) ist eine bereits weit verbreitete Idee, die zum Ziel hat, durch eine spätest mögliche, aber noch rechtzeitige Versorgung der nach gelagerten Produktionsstufen, die Effizienz der Produktion zu erhöhen. JIT wird vor allem im industriellen Bereich eingesetzt. Die Rohmaterialien werden in geringen Mengen genau dann geliefert, wenn die vorherige Lieferung verarbeitet wurde. Das kann so weit gehen, dass die Produkte direkt vom Transportmittel auf das Montageband transferiert werden. Da die rechtzeitige Lieferung garantiert ist, können das Lagervolumen reduziert und somit Kosten eingespart werden. Insgesamt kommt es deshalb zu mehr, aber kleineren Aufträgen. Die Just-in-Time Produktion ist v.a. in der Automobilindustrie sehr weit verbreitet und in diesem Bereich nicht mehr wegzudenken.

Continuous Replenishment (CR) oder Continuous Replenishment Program (CRP) ist ein zwischen einem Hersteller und einem Handelsunternehmen stattfindendes Programm, das einen kontinuierlichen Warennachschub zum Ziel hat. Dieser Warennachschub liegt in der Regel in der Verantwortung des Herstellers (!!!) und erfolgt nach vorher genau vereinbarten Richtlinien (bei Erreichen welches Lagerstandes sollen welche Produkte in welcher Menge geliefert werden). Die Aktivitäten der Partner sind durch kontinuierlichen Datenaustausch abzugleichen. Der Ablauf eines Continuous Replenishment Programs stellt sich in der Praxis wie folgt dar: Die an den Scannerkassen des Handels gewonnenen Abverkaufsinformationen werden mittels EDI an den Lieferanten übertragen. Aufgrund dieser Informationen wird entsprechend der vorher vereinbarten Richtlinien vom Computer automatisch Liefermenge und Liefertermin errechnet und zum vereinbarten Termin versandt. Diese Lieferinformationen werden wiederum vorab per EDI an das Handelsunternehmen übersandt. Durch Einsatz von CR lassen sich auf der Handelsstufe die Sicherheitsbestände und die Kosten für eine „Ausverkauft“-Situation reduzieren. Doch auch der Hersteller profitiert von diesem Konzept des kontinuierlichen Warennachschubs durch geringere Produktions- und Logistikkosten (durch genauere, regelmäßige Informationen und eine bessere Auslastung des Fuhrparks) und einer engeren Kundenbindung. Bekannt wurde dieses Logistikkonzept durch die Logistikpartnerschaft zwischen Procter & Gamble, einem der größten Produzenten von Konsumgütern und Wal-Mart, dem weltweit größten Einzelhandelsunternehmen.

Das Quick-Response-Konzept ist dem Konzept des CR sehr ähnlich und unterscheidet sich vor allem dadurch, dass es den eigenständigen Warennachschub des Herstellers nicht beinhaltet. Quick Response wird vor allem im Einzelhandel eingesetzt, da es hier wichtig ist, auf die Kundenwünsche schnell zu reagieren. Ist EDI in die Abläufe des Unternehmens vollständig integriert, kann auf die Verkaufszahlen aktuell zugegriffen werden, womit Änderungen in der Nachfrage sofort ersichtlich sind. Der Kundenservice wird verbessert, weil die Ware durch den Einsatz von EDI schneller zur Verfügung steht. Die Bestellfrequenz wird höher, das Bestellvolumen aber geringer. Wiederum kann mit EDI das erhöhte Dokumentenaufkommen rationeller abgewickelt werden.

Efficient Consumer Response (ECR) ist ein partnerschaftliches Konzept zwischen Hersteller und Händler, das eine enge Zusammenarbeit der beteiligten Unternehmen nicht nur in der Logistik, sondern auch z.B. im Marketing bedingt. Diese enge Zusammenarbeit macht den regelmäßigen Austausch unterschiedlicher Daten durch EDI unerlässlich. Mehr wissen – die Thopas EDI-Spezialisten.

  Beispiel

Anhand eines Beispiels soll nun die Wirkung von EDI auf diese Technologien beleuchtet werden.

Wie bereits unter Logistikkonzepte näher ausgeführt, erhöht eine Just-in-Time-Belieferung tendenziell den Bestellrhythmus und senkt die Bestellmenge pro Bestellung. Das würde für den Lieferanten bei herkömmlicher papierorientierter Auftragsabwicklung einerseits ein Mehr an Verwaltungs- und Produktionsaufwand bedeuten, andererseits würde auch die rechtzeitige Belieferung des Kunden in Frage gestellt sein. Durch Einsatz von EDI kann der Lieferant nicht nur diese Gefahren der Kostenexplosion abwehren, sondern auch Einsparungen im Bereich der Lagerhaltungskosten erzielen, wenn er auch mit seinen Lieferanten und den Speditionen EDI betreibt. Durch EDI kann auch der Kunde den Lagerbestand drastisch minimieren oder unter Umständen sogar ganz auf eine Lagerhaltung verzichten. Häufigere Fakturierung und damit verbundene reduzierte durchschnittliche Forderungen bei gleichem Zahlungsziel vermindern das Umlaufvermögen und reduzieren die Kapitalkosten. EDI bringt nicht nur Einsparungen im Verwaltungsbereich, sondern beeinflusst auch die Produktion. Wenn sich der Bestellrhythmus erhöht (bei der Anwendung von JIT entsteht ein bis zu 6-mal höheres Belegvolumen), also in der Folge öfter geliefert wird, bewirkt dies gleichmäßigere Produktionszyklen und bessere Prognosen der Verkäufe und somit der benötigten Losgrößen. Allerdings können daraus erhöhte Lieferrhythmen resultieren, die evtl. zusätzliche Wochenend- oder Nachtschichten erfordern.

  Weitere Vorteile

Ein weiterer Grund, EDI einzusetzen, ist die Tatsache, dass es bei Ausschreibungen (sowohl bei Neu- als auch bei Folgeaufträgen) in bestimmten Branchen (Automobilindustrie, Einzelhandel) in vielen Fällen Voraussetzung für die Auftragsvergabe ist. Ein KMU, welches auf dem Markt bestehen oder sogar seine Marktanteile ausbauen will, muss EDI-bereit und EDI-fähig sein, um überhaupt anbieten zu können. Im harten amerikanischen Business wird eine solche Situation mit dem Slogan „EDI or DIE“ beschrieben.

Die Erfahrung zeigt auch, dass die Einführung von EDI eine Analyse der internen Abläufe notwendig macht. Im Rahmen dieser Analyse werden sehr oft versteckte Schwachstellen aufgedeckt. Die Bereinigung solcher Geschäftsprozessabläufe beseitigt unnötige Arbeitsschritte und bringt gerade bei KMU zusätzliche Einsparungen.

Wie oben gezeigt, beschränkt sich der Nutzen von EDI also nicht nur auf die quantifizierbaren Vorteile. Doch bereits die bloße Betrachtung der Kosten von EDI im Vergleich zur herkömmlichen Geschäftskommunikation zeigt die Sinnhaftigkeit der EDI-Abwicklung sehr deutlich auf. Addiert man etwa alle Kosten einer EDI-Abwicklung und vergleicht sie mit den Kosten einer herkömmlichen papierorientierten Geschäftskommunikation, so liegen – unter der Voraussetzung, dass bereits ein beträchtlicher Teil sämtlicher Geschäftsvorfälle elektronisch abgewickelt werden kann und auch wird – die Kosten einer EDI-Transaktion sicherlich unter jenen einer Briefmarke.

Dies alles führt dazu, die Attraktivität eines Unternehmens auf dem Markt zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder sogar zu verbessern. Vorteile nutzen – die Thopas EDI-Spezialisten.

  Die Meinung von KMU

Die im Folgenden dargestellten Ergebnisse basieren auf Fallstudien über die Erfahrungen von Unternehmen mit EDI, ergänzt mit Erkenntnissen aus 149 Fallstudien des EDI World Institute (EWI).

Nachfolgend sind die Basisinformationen aufgeführt, daran anschließend werden die Ergebnisse nach Hauptmerkmalen dargestellt.

• Basisinformationen
• Allgemeine Auswirkungen von EDI
• Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und Mitarbeiter
• Strategische Auswirkungen
• Auswirkungen auf die Kundenbeziehungen
• EDI-Abwicklung mit anderen Geschäftspartnern

  Basisinformationen

• Obwohl ein Großteil der KMU EDI auf Wunsch/Drängen eines großen Kunden eingeführt haben, konnten beide Seiten aus der Einführung von EDI Nutzeffekte erzielen. EDI hatte in vielen Fällen eine positive Wirkung auf Geschäftsabläufe.
• 90 % der KMU verwendeten EDI zur Bestell- bzw. Auftragsabwicklung.
• 50 % betrieben EDI mit 1 bis 10 Partnern, wobei ein Großteil nur mit 1 bis 5 Partnern elektronisch kommunizierte. 30 % hatten mehr als 50 EDI-Partner.
• 90 % der befragten KMU wickelten ihre Kommunikation über ein VAN ab.
• 90 % der KMU setzten den EDIFACT-Standard oder Subsets des EDIFACT-Standards (wie z.B. EANCOM) ein. 50 % verwenden zusätzlich auch noch andere EDI-Standards.
• Die Hauptgründe, EDI einzuführen, waren Zeitersparnis (80 %), Reduzierung der Fehler (70 %) sowie Drängen der Geschäftspartner (60 %, EWI 88 %).
• Gründe, warum sich EDI bei den KMU nur langsam durchsetzt, sind lt. Aussagen der untersuchten Unternehmen, die hohen Einführungskosten und der Aufwand der Vorbereitung zur Implementierung.
• Die durchschnittlichen Einführungskosten der in den Fallstudien beschriebenen KMU beliefen sich auf EUR 8.720.-; bei zwei Unternehmen lagen sie aufgrund einer teuren Software (bedingt durch die eingesetzte Hardwareplattform) und/oder aufwendiger Anwendungsschnittstellen bei fast EUR 22.000.-.
• Hinderungsgründe, nicht sofort den EDIFACT-Standard zu verwenden, waren die nicht abschätzbaren Einführungskosten. Die etablierten Industriestandards führten dazu, dass die Verwendung von EDIFACT noch nicht besonders ausgeprägt war und ein großer Informationsmangel über den EDIFACT-Standard herrschte.
• 30 % der KMU sprachen von Schwierigkeiten mit der Telekommunikation und der Nachrichteninterpretation bei der Implementierung von EDI.
• 80 % der KMU beurteilten die Veränderungen durch EDI positiv.

  Allgemeine Auswirkungen von EDI

Zweifellos haben finanzielle Auswirkungen den größten Einfluss auf die Entscheidung, in eine neue Technologie zu investieren. EDI eröffnet nicht nur große Rationalisierungspotentiale durch die Automatisierung von Geschäftsabläufen, sondern fördert auch Umsatz und Gewinn. Der Umsatz und ein damit verbundenes höheres Volumenaufkommen konnte bei 60 % der KMU durch die Anwendung von EDI gesteigert werden (EWI 55 %).

Ein weiterer Vorteil ist die Verkürzung der Bearbeitungszeiten bei bestimmten Tätigkeiten (80 % gaben dies als wichtigen Einführungsgrund an). Dank effizienterer Ausnutzung der Kapazitäten verringern sich die Kosten für Routinetätigkeiten (Routineaufgaben werden zum Beispiel automatisiert, bleiben jedoch unter der Kontrolle des Personals).

Zusätzlich gaben 3 KMU (30 %) als Gründe für die Einführung von EDI Innovation (10 %) und strategische Überlegungen (20 %) an.

Einsparungen beim Erfassungsaufwand und bei den Routinetätigkeiten wurden von fast allen KMU genannt (EWI 58 %). Die Einsparungen beliefen sich auf 10 % bis 50 %, bei zwei Transportunternehmen auf ca. 75 %.

Für die Implementierung von EDI ist die Unterstützung durch das Management erforderlich. Bei allen befragten KMU war diese Voraussetzung gegeben, bei 60 % war sie hoch und bei den restlichen 40 % ausreichend.

70 % der befragten KMU berichteten, dass mit Hilfe von EDI ein größeres Volumen bei gleichem Personalstand abgewickelt werden konnte. Dies wirkte sich besonders in Zeiten positiv aus, in denen der Arbeitsanfall besonders hoch war (Monatsabschluss, Jahresabschluss, saisonbedingte Spitzen). Es konnten also durch EDI nicht nur die sog. administrativen Engpässe vermieden werden, sondern darüber hinaus auch Volumensteigerungen realisiert werden. Die durch Verwendung von EDI bedingten Volumensteigerungen betrugen bis zu 30 %.

Bei der Frage nach Arbeitsplatzeinsparungen verhielten sich die KMU reserviert. In der Befragung bestätigten fast alle, dass z.B. bei der Auftragsabwicklung die Datenerfassung in erheblichem Ausmaß zurückgegangen ist. Dies hatte die Einsparung von Arbeitsplätzen in diesem Bereich zur Folge. Die frei gewordenen Arbeitskapazitäten wurden für andere Tätigkeiten eingesetzt.

Die EDI-Einführung macht umfangreiche Vorbereitungen nötig. Die Untersuchung hat ergeben, dass nur bei drei KMU Schwachstellen aufgedeckt wurden. Dies mag daran liegen, dass die anderen Unternehmen EDI noch nicht voll in die Geschäftsprozesse integriert haben. Die Thopas EDI-Spezialisten beraten Sie gerne.

  Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und Mitarbeiter

Die Einführung von EDI lässt eine Menge von Rationalisierungseffekten erkennen. Bei der Frage nach den offensichtlichen Vorteilen von EDI sagten alle KMU aus, dass der reduzierte Erfassungsaufwand (Erfassung durch den Vorpartner) und die Verringerung von Fehlern und Falschlieferungen den größten offensichtlichen Einsparungseffekt erbringen könnten.

In der praktischen Abwicklung hat sich diese Einschätzung größtenteils bestätigt. So konnten alle befragten KMU den Erfassungsaufwand reduzieren und die Bearbeitungszeiten verkürzen. Darüber hinaus konnte bei jeweils 80 % der Unternehmen eine Reduzierung der Routinetätigkeiten, eine Verringerung von Fehlern und Falschlieferungen sowie die Einsparung von Porto und/oder Papier festgestellt werden. 60 % der Unternehmen gaben an, dass durch die Einführung von EDI die Produktivität gesteigert werden konnte.

Bei 70 % der befragten Unternehmen betrugen die Einsparungen in der Auftragsbearbeitung und im Verkaufsinnendienst zwischen 15 % und 80 %. Zwei Unternehmen aus dem Transportwesen berichteten, dass sie Einsparungseffekte zwischen 75 % und 80 % in der Datenerfassung erzielten, da die elektronisch per EDI eingehenden Daten automatisch weiterverarbeitet werden.

Die Fallstudien haben ergeben, dass 50 % der KMU die Beschaffungszeit verkürzen und die Logistik verbessern konnten.

Für einen effizienten Einsatz von EDI ist letztendlich auch die Einstellung der Mitarbeiter entscheidend. Alle KMU bestätigten, dass die EDI-Akzeptanz bei den Mitarbeitern gut, wenn nicht sogar sehr gut ist (EWI 58 %). Diese Aussage ist davon abzuleiten, dass die Einführung von EDI in diesen Unternehmen gewissenhaft durchgeführt wurde und die Mitarbeiter entsprechend in die Einführung involviert waren. Eventuell vorhandene Skepsis der Mitarbeiter wie Angst vor Verlust des Arbeitsplatzes oder Umstellung der gewohnten Routine konnte durch Information (z.B. „Tag der offenen Tür“) und Überzeugungskraft abgebaut werden.

Die Frage, ob sich Veränderungen der Mitarbeitertätigkeiten ergaben, wurde von allen befragten Unternehmen bejaht. Die durch die EDI-Abwicklung eliminierten Aufgaben wurden durch höher qualifizierte Tätigkeiten ersetzt (Job-Enlargement oder Job-Enrichment). Bei 80 % der KMU wurden diese Veränderungen positiv aufgenommen.

Die Resultate beweisen, dass diese Betriebe bei der Integration der EDI-Funktionen sowohl intern als auch extern erfolgreich waren. EDI nutzen, auf erstklassige Kompetenz setzen – die Thopas EDI-Spezialisten.

  Strategische Auswirkungen

Zu dem Fragenkomplex Wettbewerbsvorteile, Gewinnsteigerung, Steigerung von Marktanteilen und bessere Markttransparenz wurden keine konkreten Zahlen genannt, aber mögliche positive Auswirkungen in der Zukunft bestätigt. 90 % der befragten KMU konnten durch die Einführung von EDI ihr Image verbessern. Dies ist etwa so zu interpretieren, dass durch das bessere Image mindestens eine Stärkung der Wettbewerbsposition erreicht wurde bzw. ein Verlust von Marktanteilen verhindert werden konnte. 60 % der KMU bekräftigen, dass sich ihre Verhandlungsposition seit Einführung von EDI gegenüber Geschäftspartnern verbessert hat, was ebenfalls einen Wettbewerbsvorteil darstellt.

Die Studie des EWI enthält zu diesem Themenkomplex folgende interessante Werte: 47 % der KMU haben ihre Wettbewerbssituation verbessert, 55 % der KMU konnten ihren Umsatz steigern, 46 % warteten mit einem gesteigerten Gewinn durch EDI auf und 43 % konnten ihre Marktanteile erhöhen. Das sind Resultate, die jeden Verkaufsmanager beeindrucken sollten.

Selten führt die Einführung einer neuen Technologie zu solchen Veränderungen auf dem Markt. Längerfristig werden sich diese Vorteile abschwächen, was nicht zuletzt darauf zurückzuführen ist, dass die Benützung von EDI unter den KMU selbstverständlich wird. Aber mittelfristig gesehen, d.h. in den kommenden Jahren, bietet sich den KMU eine exzellente Möglichkeit, durch die Einführung von EDI strategische Vorteile zu generieren.

Abbildung 9: Wachsende Durchdringung von EDI
  Auswirkungen auf die Kundenbeziehungen

Oft wird die Aufforderung zur Einführung von EDI von einem Großkunden gestellt, der sich eine höhere Qualität und Quantität der Information erwartet. Eine in Wales durchgeführte Untersuchung über EDI in KMU besagt, dass ein Großteil (81 %) der EDI-Anwender der Meinung ist, dass EDI Nutzen für beide Partner bringt, obwohl sie anfangs dachten, dass nur die Kunden daraus Nutzen ziehen würden. Unternehmen, die weiterhin glauben, dass der Nutzen nur dem Kunden zugute kommt, haben EDI nicht voll in ihre Inhouse-Systeme integriert und leiden unter den Kosten, die durch die zusätzliche manuelle Geschäftsabwicklung anfallen.

Bei den durchgeführten Fallstudien wurde bestätigt, dass beide Partner Vorteile aus dem EDI-Einsatz erzielen. 90 % meinten, dass durch EDI den Geschäftspartnern bessere Dienstleistungen geboten werden.

Die Verbesserung des Unternehmensimages durch die Einführung von EDI resultierte bei 60 % der Unternehmen aus einer stärkeren Verhandlungsposition. Weiterhin kam eine festere Bindung zum Geschäftspartner zustande. Bei der Fragestellung nach einer gegenseitigen Abhängigkeit, antworteten 90 % der KMU, dass dies nicht relevant oder die Abhängigkeit gering sei.

Diese Resultate sind höchst ermutigend und werden zweifelsohne auch EDI reserviert gegenüberstehenden Unternehmern und Managern von KMU dazu stimulieren, die Möglichkeit, EDI einzuführen, zu prüfen. EDI wird künftig der Weg der Datenübermittlung in der Geschäftsabwicklung sein. Deshalb sollte man EDI schon jetzt in der Planung der Unternehmensstrategie berücksichtigen, um nicht von der Entwicklung überrollt zu werden.

Es kann für die nahe Zukunft als sicher angenommen werden, dass die meisten großen Unternehmen EDI-Benutzer sind und dies auch von ihren Geschäftspartnern erwartet wird. Als Manager müssen Sie die Frage beantworten, ob es einen Vorteil bringt, zu warten, bis ein Geschäftspartner die EDI-Abwicklung fordert oder ob Sie innovativ handeln und EDI jetzt einführen. Wenn das Thema für Sie aktuell wird, dann nutzen Sie unser Wissen. Die Thopas EDI-Spezialisten.

  EDI-Abwicklung mit anderen Geschäftspartnern

Eine immer größer werdende Anzahl von KMU kommuniziert auch mit anderen Geschäftspartnern per EDI. Anfangs vermuteten die KMU sehr oft, dass die EDI-Abwicklung vor allem den anderen Geschäftspartnern, wie z.B. den Lieferanten oder den Banken, Nutzen stiftet. Dennoch setzten sie EDI ein, weil ihnen die elektronischen Informationen z.B. des Lieferanten eine bessere Datenqualität und die Möglichkeit der maschinellen Verarbeitung sicherten. Dies befähigte sie wiederum zur Einführung von Konzepten wie Just-in-Time und dergleichen.

Da EDI ein partnerorientiertes Verfahren ist, sollten in der Regel die Vorteile gleich verteilt sein. Für die EDI-Bestellungen beim Lieferanten können im Gegenzug EDI-Lieferscheine oder EDI-Fakturen empfangen werden. Die EDI-Abwicklung mit anderen Partnern, wie Zoll, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungseinrichtungen (z.B. Finanzamt, Statistisches Zentralamt) sind auch für KMU interessant, weil Sie einerseits gegenseitige Vorteile bringen und anderseits eine Vergrößerung der automatisierten Abwicklung in Ihrem Unternehmen darstellen (bessere Integration der Anwendungen, schnellere Amortisation der getätigten EDI-Einmalinvestition). Die Thopas EDI-Spezialisten helfen schnell und kompetent.

EDI bringt mittel- bis langfristig Vorteile. Kann man mit EDI auch kurzfristig erfolgreich sein?

Trotz des bisher noch geringen Einsatzes von EDI in KMU kann bereits von vielen Beispielen berichtet werden, in denen in relativ kurzer Zeit (zwischen ½ und 1 Jahr) beachtliche Einsparungen und Nutzeffekte erzielt wurden. Obwohl die meisten kleinen EDI-Anwender nur zwischen 1 und 10 Partner haben, wickeln sie die Hälfte ihres Geschäftsvolumens elektronisch ab. 60 % der befragten KMU (EDI Fallstudien bei KMU) konnten einen höheren Umsatz verzeichnen. Die Studie des EDI World Institute (EWI) berichtet, dass durch den Einsatz von EDI 55 % der Unternehmen bereits in relativ kurzer Zeit Umsatzsteigerungen und 46 % Gewinnsteigerungen erzielt haben. Individuelle Beratung erhalten Sie von den Thopas EDI-Spezialisten.

Kann EDI heute noch strategische Vorteile bringen, obwohl es bereits viele Unternehmen verwenden?

Obwohl die Anzahl der EDI-Anwender zurzeit rasant zunimmt, gibt es durchaus auch Branchen mit sehr geringen EDI-Durchdringungs- und Wachstumsraten. EDI bietet Ihnen nun die Möglichkeit, Wettbewerbsvorteile und Marktanteile zu erringen, um den Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein. Wenn EDI bei den KMU schon so weit verbreitet wäre, wie dies z.B. bei den großen Unternehmen der Fall ist (zwischen 80 % und 90 %), dann wäre die Einführung von EDI keine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit, um mit den Mitbewerbern Schritt halten zu können. Vorteile nutzen, jetzt sich beraten lassen! Setzen Sie für elektronische Geschäftsabwicklungen auf uns, die Thopas EDI-Spezialisten.

In welchen Unternehmensbereichen wird EDI eingesetzt?

EDI wird in Unternehmen in vielen Bereichen eingesetzt. Dies ist u.a. davon abhängig, wo die Schwerpunkte des Unternehmens liegen und in welchen Unternehmensbereichen wichtige Verbindungen mit Geschäftspartnern stattfinden. In der Automobilindustrie ist z.B. der Bereich Lieferabrufe vom Hersteller beim Lieferanten ein sehr wichtiges Thema für EDI. Im Handel und im Konsumgüterbereich sind Bestell- und Auftragsabwicklung, teilweise in Verbindung mit der Logistik (Transporteure), typische Unternehmensbereiche, in denen EDI zur täglichen Routine gehört. Bei den Krankenversicherungen ist die Kostenübernahme und die Abrechnung von Gesundheitsleistungen ein Bereich, der mit EDI zukünftig abgewickelt wird. In der Chemieindustrie wird EDI z.B. für den Austausch von Qualitätsdaten der chemischen Produkte verwendet. Heute tauschen schon sehr viele Unternehmen Daten mit Ihren Hausbanken aus. Die Lohn- und Gehaltsprogramme vieler Unternehmen tauschen Daten mit den Sozialversicherungsträgern (Krankenkassen) aus. Telefonabrechnungen werden von den Telefonbetreibern in Form von EDI-Daten an die Unternehmen gemeldet. Im Bauwesen werden Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse mittels EDI ausgetauscht. Diese Beispiele sollen Ihnen den Eindruck vermitteln, dass eigentlich in vielen unterschiedlichen Unternehmensbereichen EDI zum Tragen kommt. Sie wollen persönlich beraten werden? Mehr wissen – die Thopas EDI-Spezialisten.

Ist EDI sicher?

Da beim Einsatz von EDI wirtschaftlich bedeutsame Informationen über ein meist öffentliches Netz ausgetauscht werden, gibt es ein allgemein ausgeprägtes Risikobewusstsein. In diesem Zusammenhang gewinnt der Schutz der elektronischen Daten vor beabsichtigter und unbeabsichtigter Manipulation durch umfassende Sicherheitskonzepte zunehmend an Bedeutung.

Die Urheberschaft, Unversehrtheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der elektronisch ausgetauschten Dokumente kann durch Integritäts- und Authentisierungsmechanismen eindeutig und unabstreitbar nachvollziehbar gemacht werden. Diese Mechanismen werden meist nur bei sehr sensiblen Daten, z.B. wichtigen Bankinformationen, dem Gesundheitswesen oder militärischen Informationen, eingesetzt. In der Praxis sowie in den durchgeführten Fallstudien stellt man fest, dass die derzeit angewendeten Kommunikationsprotokolle und Serviceeinrichtungen der Mehrwertdienste einen für den „normalen“ täglichen EDI-Bedarf mehr als ausreichenden Schutz bieten.

Prinzipiell muss man zwischen dem Schutz der internen EDV-Systeme vor dem Zugriff durch Außenstehende und dem Schutz der ausgetauschten Nachrichten gegenüber Verfälschung, falscher Übermittlung bzw. vor gefälschten Nachrichten unterscheiden.

Die drei nachfolgend dargestellten Möglichkeiten bieten in der Regel genügend Schutz der Daten vor dem Zugriff Außenstehender; andernfalls sind Mechanismen in Erwägung zu ziehen, die ein Mehr an Sicherheit bieten, jedoch die Anwendung von EDI unverhältnismäßig verteuern.

Der Zugriff durch Außenstehende kann verhindert werden, indem man

• entweder jegliche Kommunikation von außen unterbindet (wie z.B. bei Benutzung einer Clearingstelle: man baut die Verbindung selbst auf, übersendet die ausgehenden Nachrichten und erhält die eingehenden Nachrichten; das TDXS-Prinzip),
• EDI nur innerhalb einer vom Netzbetreiber eingerichteten, geschlossenen Benutzergruppe (möglich bei ISDN und Datex-P) einsetzt,
• oder automatische Rückrufeinrichtungen benutzt, die nach einem eingegangenen Verbindungswunsch die Verbindung abbrechen und anhand der übermittelten Kennung eine Verbindung zum so identifizierten Kommunikationspartner aufbauen.

Um dagegen die Sicherheit der Nachrichten bei der Übertragung zu gewährleisten werden sog. Kryptosysteme eingesetzt. Bei den Kryptosystemen wird zwischen symmetrischen und asymmetrischen Systemen unterschieden.

Bei symmetrischen Kryptosysteme (bekanntestes Verfahren ist DES (Data Encryption Standard)) wird zur Ver- und Entschlüsselung einer Nachricht jeweils der gleiche Schlüssel verwendet. Die Schlüssel sind von beiden Partnern geheim zu halten. Darin liegt auch der Nachteil dieses Verfahrens. Es muss darauf geachtet werden, dass der Geschäftspartner den Schlüssel nicht weitergibt oder missbraucht. Für jeden Geschäftspartner muss ein eigener Schlüssel erzeugt werden. Die Verwaltung der Schlüssel ist daher ziemlich aufwendig, besonders, wenn die Schlüssel häufig gewechselt werden. Außerdem können elektronische Unterschriften nicht erstellt werden, da der Empfänger den gleichen Schlüssel benützt und für sich selbst eine Nachricht erstellen und sie chiffrieren könnte. Der Vorteil ist die relativ schnelle Ver- und Entschlüsselung.

Bei asymmetrischen Kryptosystem (bekanntestes Verfahren RSA (benannt nach den Entwicklern Rivest, Shamir und Adelman)) werden zwei Schlüssel verwendet. Eine Nachricht, die mit einem der Schlüssel chiffriert wurde, kann mit dem anderen dechiffriert werden. Jeder Geschäftspartner erhält also ein Schlüsselpaar, einen geheimen Schlüssel (mit dem er Nachrichten, die er versendet, chiffriert) und einen öffentlichen Schlüssel, der vom Absender an alle EDI-Partner weitergegeben wird (damit können die Geschäftspartner einerseits Nachrichten von diesem Geschäftspartner dechiffrieren und andererseits Nachrichten chiffrieren, die nur für diesen Geschäftspartner bestimmt sind). Der Vorteil dieses Systems ist das einfache Schlüsselmanagement. Unabhängig von der Anzahl der Partner wird lediglich ein Schlüsselpaar benötigt. Ferner ist jeder Geschäftspartner für die Geheimhaltung seines eigenen geheimen Schlüssels selbst verantwortlich. Der Nachteil dieses Verfahrens könnte darin bestehen, dass es die vorhandene Hardware sehr stark belastet, da es rechnerisch sehr aufwendig ist und daher bei großen Datenmengen oft zeitliche Probleme entstehen könnten. Dies ist der Grund, warum häufig eine Kombination vom schnellen symmetrischen und dem langsamen asymmetrischen Verfahren verwendet wird.

Authentisierungsmechanismen benutzen ebenfalls kryptographische Verfahren. Zusätzlich wird die sog. elektronische Unterschrift verwendet. Im Unterschied zur Verschlüsselung wird der Text im Originalzustand als Klartext belassen. Die elektronische Unterschrift wird als verschlüsseltes Datenelement lediglich am Ende der Nachricht angefügt. Hierbei werden asymmetrische Verschlüsselungsverfahren und ein Prüfsummenalgorithmus verwendet. Damit wird gewährleistet, dass die Nachricht vom angegebenen Absender stammt und die Daten während der Übermittlung nicht (illegal) modifiziert wurden. Ziel ist es, die Unterschrift durch ein für die elektronische Datenübertragung geeignetes Verfahren zu ersetzen, welches auch juristisch nachprüfbar ist.

Integritätsmechanismen sollen erkennbar machen, ob beim Datentransfer Daten modifiziert, eliminiert, verdoppelt, eingefügt oder in der Reihenfolge verändert wurden. Um solche Manipulationen identifizieren zu können, werden der übermittelten Information Prüfinformationen, die aus dem Inhalt der Nachricht erzeugt werden, beigefügt.

Die Entscheidung darüber, welche Sicherheitsmechanismen man einsetzt, fällt in der Abwägung zwischen dem Risiko, das man eingehen will, und dem Aufwand, der dazu notwendig ist.

Weitere Informationen zu den Sicherheitsaspekten finden Sie unter dem Kapitel „Rechtliche Aspekte und Sicherheit„. Die Thopas EDI-Spezialisten beraten Sie gerne und umfangreich.

Wie ist die Rechtssituation bei EDI?

Die Anwendung von EDI bringt viele neue Gesichtspunkte bei der Abwicklung von Geschäften mit sich. Nachrichten werden möglicherweise über mehrere Länder hinweg ausgetauscht, Dokumente im herkömmlichen Sinn werden durch elektronische Nachrichten ersetzt, wobei einerseits die Übermittlung von allgemeinen Geschäftsbedingungen wegfällt, andererseits elektronische Daten leichter zerstört oder verändert werden können als Dokumente aus Papier.

Die volle Ausschöpfung der Potenziale des elektronischen Geschäftsverkehrs hängt in entscheidendem Maße davon ab, dass für die Unternehmen verlässliche rechtliche Rahmenbedingungen bestehen, die eine sichere wirtschaftliche Betätigung mit den neuen Medien garantieren. Seit einigen Jahren gibt es ein Gesetz zur digitalen Signatur. Ebenso gibt es ein neues Datenschutzgesetz. Damit sind bereits Regelungen getroffen worden, die es ermöglichen, eine gesicherte elektronische Unterschrift auf einem Dokument (Vertrag) zu übermitteln und auch bezüglich des Datenmissbrauchs Schutz zu bieten. Es gibt Zertifizierungsstellen, die für die Anwendung einer gesicherten elektronischen Unterschrift Zertifikate ausstellen und dadurch eine sichere Anwendung der elektronischen Signatur garantieren.

Nicht alle rechtlichen Fragen des Einsatzes von EDI sind durch Gesetze geregelt. Um diesen rechtsfreien Raum auszufüllen, ist es für die Geschäftspartner von Vorteil, nicht geklärte Punkte vertraglich festzulegen.

Alle Punkte, die von den Geschäftspartnern unterschiedlich interpretiert werden könnten, sollen in einer Datenaustauschvereinbarung festgehalten werden. Diese sollte folgende Aspekte vertraglich festlegen:

• die Rechtswirksamkeit elektronischer Nachrichten,
• die ausschließliche Verwendung von EDI zum Nachrichtenaustausch,
• einen verantwortlichen Ansprechpartner im Unternehmen,
• die Aufteilung der Kosten für die Einführung von EDI bzw. die Übermittlung der Nachrichten,
• Regelungen für die Beendigung der Vereinbarung, den Beitritt oder Ausschluss von Partnern,
• das anzuwendende Recht (vor allem wichtig bei internationalen Vereinbarungen),
• welche zusätzlichen Dokumente wie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder technische Normen (Nachrichtenstandards) gelten,
• wie Nachrichten übermittelt werden (Clearingstelle, Wählverbindungen, direkte Verbindungen; eingesetzte Standards),
• welcher EDI-Standard dazu verwendet wird und welche Nachrichtentypen verwendet werden,
• wann Daten ausgetauscht werden können, bzw. was im Falle von Störungen unternommen wird,
• wie und wann neue Nachrichtentypen bzw. Standardversionen eingeführt werden,
• wie der Nachrichtenaustausch protokolliert wird,
• welche Vorkehrungen getroffen werden, um Sender und Empfänger zu identifizieren bzw. die Nachrichten vor Verfälschungen zu schützen,
• allfällige spezifische Erweiterungen.

Besteht eine solche Vereinbarung, sollte es zu keinen Unstimmigkeiten kommen. Das bestätigen auch Untersuchungen in den USA, die belegen, dass es kaum Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit EDI gibt.

Zu Beginn der internationalen EDI-Entwicklung hat man sich viele Gedanken über die Rechtsfragen gemacht. Daraus ist ein EDI-Mustervertrag, der sowohl von der EU-Kommission als auch von allen europäischen EDI-Organisationen entwickelt worden ist, entstanden. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass die EDI-Geschäftsabwicklung genauso gehandhabt wird, wie die Papier basierende, nämlich praxisorientiert auf Basis der allgemeinen Lieferbedingungen. Große und renommierte Unternehmen sind dazu übergegangen, keine EDI-Verträge mehr abzuschließen, weil die tägliche Praxis ohnehin mit den Geschäftspartnern geregelt ist und die EDI-Abwicklung rechtlich keine andere Form der Geschäftsabwicklung darstellt. Sollten Sie bezüglich rechtlicher Aspekte Bedenken haben, sprechen Sie die Problematik mit Ihrem erfahrenen EDI-Geschäftspartner durch.

Ein anderer Aspekt betrifft die Gültigkeit elektronischer Nachrichten vor den Finanzbehörden. Bei der Rechnungslegung müssen zwar keine Einzelrechnungen ausgestellt werden, es ist jedoch notwendig, Sammelrechnungen für einen bestimmten Abrechnungszeitraum zu erstellen. Weiterhin muss gewährleistet sein, dass die der Sammelabrechnung zugrundeliegenden Einzelrechnungen innerhalb einer angemessenen Frist rekonstruiert werden können. Umfangreiches Hintergrundwissen erhalten Sie von uns, den Thopas EDI-Spezialisten.

Wie lange dauert ein EDI-Projekt?

Der Implementierungszeitraum eines EDI-Projekts kann sehr unterschiedlich sein. Wenn nur eine Nachricht (z.B. Bestellung) der gleichen Version ausgetauscht wird, kann dies wenige Tage bis über einem Zeitraum von zwei Monaten (es gibt immer Verzögerungen, z.B. Lieferung von Hardware, Abstimmung mit dem Geschäftsspartner, Tests) in Anspruch nehmen. Für komplexere Projekte kann man auch einige Monate kalkulieren. Normalerweise fängt ein EDI-Projekt mit einer einfachen Implementierung an und wird über die Jahre erweitert und ergänzt. Nicht länger warten, sondern starten. Die Thopas EDI-Spezialisten unterstützen Sie kompetent.

Muss ich mit jedem EDI-Geschäftspartner einen Vertrag schließen?

Die EDI-Geschäftsbeziehung ist wie jede andere dauerhafte Geschäftsbeziehung an gewisse Verträge gebunden. Wenn Sie viel Vertrauen zu Ihrem Lieferanten haben, ist es nicht nötig, zusätzliche Verträge abzuschließen. Sollten Sie ihm dieses Vertrauen nicht entgegenbringen, ist es sinnvoll EDI-Verträge abzuschließen (interchange agreement).

Was kostet EDI und wer trägt die Kosten?

Hierzu muss man sagen, dass EDI partnerschaftlich orientiert ist. Prinzipiell herrscht das Sendeprinzip (EDI-Systeme sind ähnlich wie Telefonsysteme aufgebaut, d.h. wer sendet, trägt die Kosten, wie z.B. bei der Punkt-zu-Punkt-Kommunikation). Deswegen sollte eine EDI-Partnerschaft auf zwei Sendern beruhen (kurzfristig kann es im Anfangsstadium der Fall sein, dass nur einer sendet). Bei der Inanspruchnahme eines VAN ist es manchmal auch so geregelt, dass beide Partner je die Hälfte der Übertragungskosten übernehmen. Es ist also eine Frage der Kommunikationsmöglichkeit und der Absprache mit dem Geschäftspartner. Aus diesem Grund sollte jede Firma, um die Vorteile des Systems beidseitig nutzen zu können, über die Möglichkeit zum Senden und Empfangen verfügen.

Fixe Kosten: Anschaffung der EDI-Software (Client, Konverter, Konvertertabellen), Installation und Schulung (bei jedem Partner)

Variable Kosten: Telefongebühren für den Sender, Übertragungskosten des Netzwerkbetreibers (Mailboxkosten, Transferkosten, evt. Konvertierungskosten, Wartungskosten)

Wird durch EDI die Bindung zum Geschäftspartner nicht zu stark, so dass eine Abhängigkeit entsteht?

Da die Bindung auf Gegenseitigkeit beruht, kann das sehr wohl auch ein Vorteil sein. Die Befürchtung der Abhängigkeit behält nur so lange Gültigkeit, solange EDI in der jeweiligen Branche noch nicht weit verbreitet ist. Gerade in diesem Stadium ist aber damit der größte Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Ist EDI einmal in der Branche eingeführt, so ist es ein normaler Teil des Geschäftslebens und Voraussetzung, um weiterhin am Markt bestehen zu können. Mehr wissen – die Thopas EDI-Spezialisten.